マンション管理会社A社様
導入事例

自社管理で迅速・正確な管理体制を標榜する大手管理会社様。
勤務状況把握のリアルタイム化と効率化を併せて実現。

導入先

マンション管理会社A社様（出退勤電話受付システム）

導入先の状況

勤怠管理はタイムカード打刻、人手による転記、多数の管理人の当日出勤状況の集計・把握も職員の電話対応とミスの出やすい人手での作業が多く、手間もかかっていました。上記状況から、勤務状況の即時の把握も難しい状況にありました。

導入の背景

500名ほどの管理人を派遣する中で、手作業が大部分を占める管理には限界がありました。また、複雑なシフトやシステム化へのハードル、業務改善に必要な要素も複数あったため、コンポーネント型Webシステム「WebAS Component」を中心に、各種システムを部品として連携させる必要がありました。

その中で、勤務状況の自動受付・データ化の手段として、各種システムと連携可能な「InnoVoice（まいと～く VoiceFAX Center）」が活用されることとなりました。

導入のポイント

管理人出退勤管理の部分については大きく2つのポイントがありました。

勤怠データは入力段階でデジタル化して転記などの手間・ミスを防ぎたい
「InnoVoice（まいと～く VoiceFAX Center）」で自動応答、コール時間（＝出退勤時間）をデジタル化し、「WebAS Component」に出力するため、人手で転記する手間・ミスがなくなった。
未申請や遅刻があった場合でも迅速に対応を行えるように出勤状況をリアルタイムに把握したい
「WebAS Component就業管理」の自動電話受付として「InnoVoice（まいと～く VoiceFAX Center）」を使用、ポータルシステムも連携利用することで即時把握・対応を実現。

導入後の効果

現在、「InnoVoice（まいと～く VoiceFAX Center）」をカスタマイズしたシステムは、「WebAS Component就業管理」と連携し、管理人の出退勤の電話受付を人手を介さず効率的に行うシステムとして稼働中。また、「WebAS Component」を中心として、ポータルシステムにも連携しており、勤怠未申請、遅刻などの状況を常時Webから参照できるので、管理のクオリティ向上にも大きな効果を上げています。