ダイアリビングサービス株式会社様
導入事例

5部門（インテリア・リフォーム・賃貸売買・大規模修繕・アフターサービス）への電話取り次ぎに時間を割かれる特定の部署ができていました。お客様からのお問い合わせは月に800件～1,000件ほどあり、部門ごとにダイヤルイン番号を利用していました。

しかし、1人のお客様が複数部門とお取り引きされるケースが多く、各ダイヤルイン番号を使い分けていただくことも困難でした。その結果、特定部署に電話取次ぎが集中し、午前中など本業に集中できない時間帯が生じていました。

システムによる電話の自動取り次ぎにより問題の解決を図りました。

1. 各部門のダイヤルイン番号をやめ、問い合わせ先は1つの番号に集約する。
2. 集約した番号では、音声ガイダンスを流し、担当部署へ自動で取り次ぎを行う。
3. 営業時間・休日を設定し、夜間・休日はメッセージを預かるようにする。

導入においては、以下ポイントを考えて選定を行いました。

1. 自由に設計・変更ができる“使いやすい”ものを
   音声応答（IVR）は、初期導入も高価で導入後の変更も高額なものが多かったので、まずは自社でも容易に設計・変更ができるものを探しました。
   「まいと～く VoiceFAX Center」は、音声応答で使う多くの機能がGUIの設定だけでできるようになっていて、今回の要望をプログラミングなく実現できることがわかったので、自社で充分活用できると判断できました。いざ導入というときも、1週間かからずにシステムを構築することができました。
2. ログデータの取得できるものを
   「システムを導入して終わり」では導入効果がわからず、導入後の業務改善につながらないので、ログの保存できるものが望ましいと考えていました。
   「まいと～く VoiceFAX Center」は、ログをCSVファイルに出力する機能が標準であり、この点でも有効だと考えました。

1. 電話取り次ぎ業務が激減し、業務効率が向上すると共に、お客様をお待たせすることもなくなった。
2. 電話番号が1つになり、お問い合わせが容易になると共に、利用効率が上がり回線費用も削減された。
3. ログデータの利用により、お問い合わせ状況が部署別に数値化され、業務指標とすることができた。

• インターコム「まいと～く VoiceFAX Center／4回線版」
• サクシード「見えTEL君」