取引先と円滑なコミュニケーションをとるには？ 具体的なツールや活用ポイントを紹介
「取引先と円滑なコミュニケーションが取れていない」という課題を抱えていませんか。コミュニケーションの精度はビジネスの成果に直結します。今回は、外部との円滑なコミュニケーションがもたらすメリットや変化、導入すべきツールや意識すべきポイントについて紹介します。
取引先と円滑なコミュニケーションをとるメリット
ここでは、取引先と円滑なコミュニケーションをとるメリットを2つ紹介します。
メリット① 信頼関係を構築できる
取引先との円滑なコミュニケーションは、信頼関係の構築に役立ちます。コミュニケーションにより相互理解が深まることで、率直な意見を出しあえるようになったり、要望を正確に把握できるようになったりするためです。
また、顧客との関係を深めていくことで、取引や契約の安定性を高めることにもつながります。メリット② 生産性の向上につながる
取引先とのコミュニケーションがスムーズになれば、生産性の向上が期待できます。無駄なやり取りが減少することで、コミュニケーションにかかる時間や作業時間を短縮できます。
さらに、正確で迅速な情報共有が実現すれば、仕様変更や納期調整などの認識違いを防ぐことが可能です。その結果、手戻りの作業が減少し、プロジェクトを円滑に進められます。
取引先とのコミュニケーションで見られる変化
取引先とのコミュニケーションにおいて、対面と同様、近年はオンラインが重要なツールとなっています。コロナ禍において、外出制限があったり、リモートワークが増えたりしたことにより、取引先とのやり取りをオンラインで行うスタイルが増加・定着したためです。
オンライン上でやり取りできるツールを活用することで、物理的な距離があっても、取引先との信頼関係を効率的に構築できるようになりました。
従来のコミュニケーションの手段として、メールもビジネスには欠かせないツールです。しかし、誤送信や情報漏洩、ウイルス感染などのセキュリティリスクという課題もあります。
取引先と円滑なコミュニケーションをするために導入すべきツール
ここでは、取引先と円滑なコミュニケーションをとるために導入すべき3つのツールを紹介します。
ツール① Web会議システム
Web会議システムは、ビデオ通話により、メールや電話に比べて対面に近い形でコミュニケーションが取れるツールです。画面共有機能によるプレゼンテーションや録画機能による会議議事録作成の効率化にも対応しています。
Web会議システムの特長は、映像や資料の共有機能を活用しながら、複数人で同時に対話できることです。画面共有による資料の確認や、表情やジェスチャーも含めたコミュニケーションが可能で、より実践的な打ち合わせや商談を実現できます。遠隔地の取引先との商談でも、対面に近い形でコミュニケーションを取ることが可能です。
Web会議システムには無料のものから有料のものまで、様々な機能を有したサービスが存在します。情報漏洩のリスクもあるため、必要なセキュリティ対策を講じた上で、ツールを選択するようにしましょう。
また、音声や映像の品質が低いと、会話の進行に問題が生じる可能性もあります。品質の良いサービスを選択することも重要なポイントです。
ツール② ビジネスチャット
ビジネスチャットは、素早くメッセージを送受信できるシステムです。定型文が必要ないため、メールよりも迅速にコミュニケーションを取れます。
既読機能などが備わったビジネスチャットもあり、取引先とスムーズにやり取りができるのが特長です。
ビジネスチャットには、メッセージ機能だけでなく、ファイルの送受信やタスク管理機能もあります。情報共有やスケジュール管理にも有効です。
また、グループ作成機能により、プロジェクトや目的ごとにやり取りを管理できるほか、複数の関係者と同時にコミュニケーションを取ることもできます。簡単な問題であればすぐに解決できるような利便性の高さがあります。
ただし、企業のセキュリティポリシーによっては社外とのやり取りにチャットを使用できない場合がある点には注意しましょう。
ツール③ オンラインストレージ
ファイルを安全に保存、共有できるツールとして、クラウドサービスの一種であるオンラインストレージがあります。ファイルのアップロードやダウンロードが容易で、取引先と迅速に情報共有できます。
また、大容量のデータのやり取りにも対応している点も特長です。メールに添付できない容量の大きいファイルや複数ファイルの共有にも適しており、業務効率の向上に役立ちます。
オンラインストレージの利用で注意しなければならないのは、セキュリティ対策です。インターネットを介したサービスであるため、不正アクセスや不正なデータの持ち出しなどのリスクもあります。
機密情報を安全に保管するために、二段階認証やアクセス制限機能、ログ監視機能などを活用したセキュリティ対策が求められます。
社内または社外とのファイル共有を円滑にするなら「Final Document」をご利用ください。あらゆるドキュメントの安全な共有と管理をワンパッケージで提供するクラウドサービスです。
PDFやWord、Excelで作成した営業資料や請求書、注文書など、重要書類の安全かつ迅速な共有に役立ちます。大容量のデータのやり取りにも対応しているため、スムーズに情報共有をすることが可能です。
取引先とコミュニケーションする上で意識したいポイント
取引先とコミュニケーションを取る際に意識すべき3つのポイントを紹介します。
ポイント① 丁寧なやり取りを心がける
取引先と良好な関係を構築するには、コミュニケーションにおいて、丁寧な言葉遣いややり取りを心がけることが重要です。
ビジネスチャットでは、気軽にコミュニケーションが取れるからこそ、言葉がおざなりになりがちです。相手の顔が見えるオンライン会議でも、対面ほど相手の表情の変化を機敏に読み取れないデメリットもあります。
特に、オンラインでのコミュニケーションは、対面と比べて伝達できる情報量が限られてしまいます。
やり取りで心理的な距離が生じやすいからこそ、対面以上に言葉遣いに気を付け、こまめに連絡を取る姿勢が求められます。ポイント② 社内での情報共有を徹底する
取引先と円滑にコミュニケーションを取るには、社内での情報共有にも目を向けることが必要です。
取引先と容易にコミュニケーションが取れるようになっても、社内で取引先の情報を共有できる機会が少なければ、素早く対応できない可能性があります。特に取引先からの急な問い合わせに対して回答が遅れると、クレームにつながることもあります。
社外からの問い合わせがあった際に対応できるように、社内で顧客情報の共有を徹底しておくことも重要です。従業員全員が取引先の状況について同じ認識をもつことにより、効率良く対応できるようになります。
社内でも情報共有ツールを活用し、無駄な誤解や遅延が起きないように対策をしておきましょう。ポイント③ 自社にとって使いやすいツールを導入する
コミュニケーションや情報共有を円滑にするためにも、自社に最適なツールを導入するようにしましょう。自社に適した使いやすいツールとは、以下の条件を満たすツールです。
- 必要な機能が備わっている
- 従業員にとって使いやすい
- 拡張性がある
- セキュリティ対策が万全である
コミュニケーションツールを導入しても、従業員が積極的に活用したいと思えるツールでなければ、業務効率化の向上が図れなくなってしまいます。社内でツールの使い方を周知徹底し、活用度を高めていくことも重要です。
まとめ
取引先とのコミュニケーションツールとして、従来はメールが広く使われてきました。しかし、メールは誤送信などのリスクもあり、セキュリティ面の懸念があります。
近年、メール以外のコミュニケーションツールとして使われるようになってきたのがオンラインツールです。コロナ禍でのリモートワーク対応などもあり、取引先とのやり取りでも導入されるようになりました。
オンラインツールには、オンライン会議システム、ビジネスチャット、オンラインストレージなどがあります。自社に適したツールを導入し、取引先との円滑なコミュニケーションに役立てましょう。
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