メールの誤送信対策5選！　社内で起こりがちな誤送信の例も紹介

宛先を間違えた

メールの宛先に関する誤りは、大きく分けて、送信相手の入力ミスとBCCの設定ミスの2種類があります。

送信相手のアドレスを誤り、別の取引相手にメールを送ってしまうと、文面や添付ファイルが、関係のない第三者に流出するリスクがあります。特に、 宛先欄に送信先候補を表示するオートコンプリート機能があると、うっかり間違った宛先を選んでしまう可能性がある ため、注意が必要です。

また、BCCで送るはずがCCになっていると、 メールを受信した相手全員に宛先のメールアドレスが表示されてしまう ので、個人情報の流出につながるおそれがあります。

添付ファイルを間違えて送ってしまった

メールの添付ファイルに関する誤りも、メール誤送信によくある事例です。添付するファイルそのものを間違える場合や、不要な情報が入力されたファイルが混入する場合、ファイルの暗号化を忘れる場合などがあります。

誤って送ったファイルに特定の個人に関する情報や自社の重要な情報が含まれていると、 個人情報や機密情報の漏洩になってしまう ため注意が必要です。また、取引先や顧客などとの信頼関係を損なう原因にもなります。

文面の内容に誤りがあった

文面に誤りがあるのに気付かず、そのままメールを送信してしまうといった誤送信もよく見受けられます。例えば、下書き状態で文面が未完成であるにもかかわらず送ってしまう、他社に送った内容をコピー& ペーストし、情報を修正しないまま送信してしまうなどのケースがあります。

特に送信のショートカットを設定していると、誤って作成途中のメールを送信してしまう可能性も高くなります。

送信したメールの文面に誤りや不備があると、 相手に悪い印象や不信感を持たれかねません。 また、内容によっては、 個人情報や機密情報の漏洩につながるリスクがあります。

ヒューマンエラー

メールの誤送信が起きる原因の代表例が、従業員の操作ミスや確認不足などといった人為的なミスです。

ヒューマンエラーは、疲労・睡眠不足といったそのときの体調や、焦り・慢心・不安といった心理状態など、 様々な要因によって引き起こされます。 例えば、繁忙期で業務が立て込んでいると、注意散漫になり誤ってメールを送るケースが増えるでしょう。

また、ヒューマンエラーは、新人に限らずベテラン従業員にも起こりやすいことに注意が必要です。業務に慣れてくると、チェックが疎かになったり、作業時間を短縮するために工程を省き過ぎたりした結果、誤送信が発生することが多くあります。

運用ルールの不明確さ

メールに関する運用ルールが十分に整備されていない、または従業員への周知が行き届いていないといった場合も、誤送信が起こりやすくなります。 メールに関するリテラシーやセキュリティに対する意識については、従業員間で差があるためです。 特に新卒や入社して日が浅い従業員は、リテラシーが低い可能性があります。

誰もがルールを明確に把握できるよう、「重要書類を送付する場合はあらかじめ上長からの承認をもらう」など、運用ルールを具体的に整備しておきましょう。また、整備したルールは研修や社内の掲示板への掲示などを通じて浸透させておくことが大切です。

対策① メール送信前のチェックリストを作成する

メール送信前に、ミスしやすいポイントを誰でも簡単に確認できるチェックリストは、メールの誤送信対策として効果的です。

メール送信前のチェックリストに 盛り込むと有効な項目 には、下記のような内容があります。

対策② 第三者チェックを行う

メール送信前に第三者によるチェックを行うことで、誤送信を大幅に減らせます。宛先・本文・添付ファイルといった、特に 信頼の低下や情報漏洩リスクの高い部分を中心に、メールの送信者以外のダブルチェックを実施すると効果的 です。

ただし、チェックを行う第三者を上司や特定の先輩従業員などに限定すると、業務負担が増える懸念があります。そのため、チェック担当者は複数の従業員に割り振るなど、負担を分散する工夫しましょう。

対策③ メーラーの誤送信防止機能を使う

メーラーによっては、誤送信を防止するための機能がついています。ここでは、代表的なメーラーであるOutlookとGmailについて、どのような誤送信防止に役立つ機能があるのかチェックしておきましょう。

対策④ メール誤送信防止ツールを取り入れる

メール誤送信防止ツールを導入することで、 ヒューマンエラー対策を従業員任せにせず、確実に実施できます。

ツールの主な機能は、下記の通りです。

• 送信時の宛先確認機能
• 添付ファイルの自動暗号化機能
• 送信メールの一時保留機能
• 上長による承認機能