大きい容量のファイルを送る方法は? 送信するときの課題や共有方法を解説
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ビジネスでは、画像やPDFなど容量が大きいファイルを送るシーンが多々あります。しかし、メールに添付できる容量が限られており、重要な資料を送ることができずに困ったという経験がある方もいるのではないでしょうか。今回は、大きい容量のファイルを送る方法や送信時に生じる課題、共有方法について解説します。
大容量ファイルの送信方法
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大容量ファイルを送信するためのサービスは複数あります。料金やサービス内容を見比べて適切なものを選びましょう。ここでは大容量ファイルを送信できる主なサービスを紹介します。
データ便
データ便は会員登録なしでも最大2GBのファイルを送付できるサービスです。
ファイルの暗号化が可能なのでセキュリティ面に強みがあります。また、シンプルで使いやすく、気軽に使ってみたい方にはおすすめです。
ただ、サービスのメール機能には広告が多いため、必要な情報が埋もれてしまうおそれがあります。相手にダウンロードURLを知らせる際は、サービスのメール機能を使うよりも自分が使っているメールにURLを貼り付けて送るようにしましょう。
送信できる容量 | 登録なしであれば2GBまで フリープラン(会員)5GB ビジネスプラン(会員)無制限 |
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料金 | ビジネスプラン送信機能のみの場合:月額330円 |
保管期限 | 登録なし・フリープラン:7日 ビジネスプラン:30日 |
特長 | ・登録なしでもある程度使うことができる。 ・セキュリティ面がほかのサービスと比べて強い。 |
送り方の手順 | ①送りたいファイルをアップロードする。 ②ダウンロードURLを取得する。 ③URLを相手に送る。(メールで送るのがおすすめ) ※ファイルをアップロードする際にパスワードを設定している場合、パスワードも相手に伝える。 |
firestorage
firestorageは無料で最大2GBのファイルを送付できるストレージサービスです。無料でもウイルスチェックやパスワード設定機能などのセキュリティ設定が充実しています。
デスクトップアプリが装備されているので、ブラウザを開くことなくデータのやり取りが可能な点もメリットです。
しかし、相手がダウンロードしたかどうかを確認するダウンロード追跡機能は無料会員では使えません。確認が必要な場合は、有料プランの契約が必要です。
送信できる容量 | 無料会員:2GB ライト会員:5GB 正会員:10GB |
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料金 | ライト会員:月額1,037円 正会員:月額2,085円 |
保管期限 | 7日 |
特長 | ・シンプルなデザインでビジネス向きである。 ・法人プランは専用の回線が使える。 |
送り方の手順 | ①ファイルをアップロードする。 ②ダウンロードURLを相手に知らせる。 ※パスワードを設定した場合はパスワードも知らせる。 |
ギガファイル便
ギガファイル便の特長は、無料で300GBまで送信できる点にあります。有料プランが存在しないので、すべての機能を無料で利用できます。ほかのサービスに比べると圧倒的に送信できる容量が大きいので、大容量のファイルを送付することが多い方には適しています。
ただし、メール通知機能を利用した場合、ダウンロードURLとパスワードが自動的に相手に送られる仕組みになっているのがネックです。宛先のメールアドレスを間違えた場合、第三者に情報が渡ってしまうので注意して利用しましょう。
送信できる容量 | 300GB |
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料金 | 無料 |
保管期限 | 3日・5日・7日・14日・30日・60日・100日から選択 |
特長 | ・大容量のファイルを無料で送ることができる ・スマートフォンからでも利用できる ・複数のファイルをまとめて送信する機能がある |
送り方の手順 | ①ファイルをアップロードする ②表示されたダウンロードURLをメールで送る ③パスワードを設定した場合はパスワードもメールで知らせる |
大容量ファイルを送るときに生じる課題や手間
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大容量ファイルをメールで送るときは、様々な工夫が必要です。ここでは大容量ファイルをメールで送るときに生じる課題について紹介します。
送り方を工夫する必要がある
メールで大容量のデータを送信すると、受信側のサーバーに負担がかかる可能性があります。大容量ファイルを送ろうと手間がかかってしまうため、ほかの工夫も必要です。
考えられる送り方としては、ファイルの分割や、画像ファイルの解像度変更、圧縮などです。
ファイルを分割する場合は、複数枚に分割して送ったり、複数のファイルが入ったフォルダの中身をいくつかに分けて送ったりする工夫が必要です。場合によって、専用のソフトが必要になることもあるので負担が大きくなります。
また何度もメールを送らなければならないため、送信側も受信側もその分の手間が増えます。
画像ファイルの解像度を下げると容量は軽くなりますが、画像が粗くなってしまうなどの弊害もあります。解像度を下げる作業は難しいものではありませんが、画像ファイルが多い場合は1枚ずつ処理しなければならず、非常に手間がかかります。
大容量ファイルは送信ではなく共有がおすすめ
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大容量ファイルをよりスムーズに送る際は、共有するのがおすすめです。ここでは共有をおすすめする理由について紹介します。
クラウド上で簡単に共有できる
共有の場合、クラウド上でファイルをアップロードできるため、メールのように添付可能サイズに縛られる必要がありません。アップロード可能なファイルであれば、どのようなファイルでも相手に見てもらうことができます。
また、メールでは送信する相手に限りがありますが、共有の場合は設定次第で社外の方も簡単にアクセスできるのがメリットです。
ファイルを圧縮・分割する必要がない
前述の通り、大きい容量のファイルをメールで送る場合は、ファイルを分割したり、圧縮したりするなどの工夫が必要です。
一方で共有においては、分割や圧縮の手間がかかりません。メールに添付するための工夫をしなくても良いので、最小限の手間で共有することができます。
大容量ファイルの共有には「Final Document」が便利
大容量ファイルを共有する際は「Final Document」がおすすめです。「Final Document」では、数Gを超えるような重いファイルも送ることができます。その上、自宅や外出先などどこからでも共有できるので、いつでも効率良く作業をすることが可能です。
また、操作方法も簡単で直感的に操作できるため、システムの操作に苦手意識がある方でも難なく利用できます。ビジネスでの利用が前提なので、セキュリティ面も安心して使えます。
大容量ファイルの送信に困っている方、大容量ファイルを社外の方とやり取りすることが多い方は、ぜひ「Final Document」の導入を検討してみてください。
大きい容量のファイルをメールで送ることは意外に難しい上、手間がかかってしまいます。ファイル送信サービスなどもありますが、送れる容量が少ないなど不便に感じることもあります。
大きい容量のファイルを送る場合は、クラウドを使って共有することを検討してみましょう。