Excel（エクセル）はクラウドストレージでの共有が便利！　メリットと選び方を紹介

場所を問わずどこからでもアクセスできる

アクセスの自由度が高く、インターネットに接続されていればどこにいてもExcelファイルにアクセスできます。自社で運用するファイルサーバーとは異なり、社内ネットワーク内での閉じられた環境に利用が限定されることはありません。

例えば、外出先やリモートワークでも各種書類の作成、資料の閲覧や編集ができ、社内業務の効率性を高められます。マルチデバイス対応のため、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用できます。

ファイルのサイズを気にしなくて済む

大容量のExcelファイルでも簡単にアップロードして共有できる点も、クラウドストレージの良さです。共有リンクを伝えるだけで大容量のデータをやりとりできるほか、アクセス権が付与されたフォルダーからもデータを共有できます。

メール受信にあたってサーバーへの負荷を軽減するため、メール容量の上限を定めている企業も少なくありません。メール添付では容量制限で送付できないデータも、クラウド上での共有により、その制限を回避できます。

共有の停止を簡単に行える

共有リンクの無効化やアクセス権限の変更に、難しい手続きは必要ありません。アクセスの必要がなくなったExcelファイルは、共有設定のボタンをクリックするだけで簡単に無効化できます。

なお、クラウドストレージでの共有時には、ファイルを取り違えたり、共有URLが外部に漏れたりするリスクが伴います。情報漏洩のリスクがある点では、ファイルを添付したメールの誤送信と同様です。

ただし、メールは一度送信すれば取り消しは困難です。その点、クラウドストレージは共有をすぐに停止できるため、メールでのファイル共有よりも情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

編集権限を設定できる

クラウドストレージには、ユーザーやファイル、フォルダー別に「閲覧のみ」「編集も可能」など、異なる権限を付与する機能もあります。編集権限の設定は、情報の機密性を高められることから、セキュリティ上のメリットのひとつに数えられています。

安全面に配慮しながら細かな編集権限を設定することで、業務に応じた柔軟なExcelファイルの管理が可能です。

災害対策や故障時にも安全にデータを復旧できる

クラウドストレージのサーバーやネットワーク機器は、災害に強い設備と厳重なセキュリティ体制が敷かれたデータセンターで管理されています。複数のデータセンターにユーザーのデータを分散保管することで、災害やサーバー故障時に備える仕組みです。

また、自動バックアップ機能が搭載され、最新のデータが常に保護されることから、予期せぬ事態に遭遇した場合にも、迅速なデータの復旧をサポートします。

① データ容量やプランは適切か

クラウドストレージのなかには、無料で利用できるサービスもあります。ただし、コストは抑えられるものの、ストレージ容量や機能、ユーザー数などの制限が多く、ビジネス利用には不向きなサービスも少なくありません。

法人向けの有料プランの多くは、利用できる機能やストレージ容量などが無料プランよりも充実しています。ストレージ容量が足りなければ、料金プランを変更することで簡単に増やすことが可能です。

個人利用とは異なり、ビジネス利用では十分なストレージ容量と必要な機能がそろわなければ業務が滞るおそれもあります。Excelファイルに加え、画像や動画も多く扱う業務ではなおさらです。

現状だけでなく、将来的な利用も想定し、機能やユーザー数、データ容量の拡張性、コストパフォーマンスなどをよく検討した上でサービスを選びましょう。

② フォルダー分けができるか

クラウドストレージの利用や管理の効率化に、フォルダー分けの機能が役立ちます。フォルダー階層を作成できれば、ExcelやWord、画像、動画などのファイルを、用途や種類などに応じて整理しやすくなるためです。

フォルダー整理のルールを社内で統一化し、ルールに従って管理することは、ファイルの紛失を防ぐことにつながります。必要なときに「あのファイルが見つからない」と探すような不便も減らせるでしょう。

安全性や業務効率の観点でみると、アクセス権を細かく設定できる機能も重要です。権限や操作の種類が限られる場合、セキュリティコントロールやファイル利用に支障が生じる可能性もあります。前もって付与できる権限を確認しておきましょう。

加えて、クラウドストレージの利便性を高めるには、操作性も欠かせない要素です。操作方法が覚えやすく、初めて使用する方でも直感的に扱えるサービスを選ぶことは、クラウドストレージの社内浸透にも良い影響を与えます。

③ サポート体制は整っているか

ビジネス利用では、サポート体制も重要な選択基準となります。万一トラブルが発生した場合に、簡易的なサポートのみでは業務に支障が出るおそれもあるためです。手厚いサポートがあれば、導入や運用に伴う不安も軽減されます。

「24時間体制でサポートを受けられるか」「緊急時の対応はスピーディーか」などの事項は、ぜひ事前に確認しておきましょう。

④ セキュリティが充実しているか

クラウドストレージは、アクセスの利便性が高い分、不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティリスクを伴う点が課題です。そのリスクを下げるためにも、下記のような機能の有無でセキュリティ対策の充実度を確認しましょう。