電子帳簿保存法で推奨されるクラウドストレージとは？　メリット・デメリットや選び方について紹介

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税に関わる帳簿や請求書などの書類を電子データとして保存する際の要件を定めた法律のことを指します。これまでは紙ベースでの保存が義務付けられていましたが、この法律が施行されたことにより、データで保存できるようになりました。

電子帳簿保存法では、「電子帳簿保存」「スキャナー保存」「電子取引データ保存」の3つの区分で保存するよう定められています。

クラウドストレージとは

クラウドストレージは、クラウド上でファイルを保存・共有できるサービスです。クラウドストレージを使えば、場所やデバイスに関係なく、インターネットに接続されていればいつでもファイルの保存、閲覧、共有が可能になります。

クラウドストレージを活用すれば、機密性の高い書類や重要なデータを社外に持ち出すことなく、リモートワークでも安全に業務を遂行できます。 そのため、データの紛失リスクを軽減しつつ、電子帳簿保存法の要件に対応した業務環境を実現できます。

ファイルサーバーでもファイルの保存や共有は可能ですが、設置や運用にコストがかかります。また、サーバーによっては決められた場所の範囲でしか閲覧できないという点もデメリットです。

さらに、サーバーに保存しているファイルが既定の容量を超えると動作が遅くなり、業務に支障をきたします。

一方でクラウドストレージなら、ファイルサーバーよりも導入コストが抑えられます。また、構築に時間がかからないため、契約すればすぐに利用できるのもメリットです。加えて、容量が不足した場合は、料金プランを変更するだけで容量を増やせるので安心です。

メリット

クラウドストレージを活用する3つのメリットを紹介します。

デメリット

ここでは、クラウドストレージを活用する2つのデメリットを紹介します。

ポイント① 電子帳簿保存法の要件を満たしているか

クラウドストレージを選ぶ際の最重要ポイントとして、「電子帳簿保存法の要件を満たしているか」という点があげられます。

具体的には、データの削除や改ざんを防止する機能、検索機能、帳簿との関連性の確保など、電帳法が定める要件に対応した機能が備わっているか確認することが重要です。

また、サービスを選ぶ際の目安として、JIIMA認証があります。 JIIMA認証とは、市販のソフトやサービスが電帳法の要件を満たしていることを証明する基準です。

JIIMA認証は必須ではないものの、認証を受けたクラウドストレージを使うことで、電帳法への対応に関して一定の安心感が得られます。

ポイント② 自社に必要な容量があるか

クラウドストレージは容量が決まっています。企業の規模や扱うデータの種類によって必要な容量が異なるのが一般的です。例えば、重要なものだけ保存したい場合と毎日多くのファイルを保存して共有したい場合では、使う容量も大きく異なります。

また、文書の保存か画像の保存かによっても容量が変わってきます。 数GBと1TBでは、ストレージのプランの利用料が異なることが多いため、どのようなデータを保存したいのかを決めてからサービスを選ぶのがお勧めです。

ポイント③ 自社で扱う書類に対応しているか

クラウドストレージによって、対応している書類の種類が異なります。

電子保存専用のものは、請求書や見積書など多くの種類の書類に対応できます。一方で請求書受領タイプのものは、請求書の電子化に便利です。経費精算タイプのものは、経費精算に関する領収書を電子化するのに向いています。

扱いたい書類によってサービスの向き不向きがあるため、サービスを選ぶときにはしっかり確認しましょう。

ポイント④ セキュリティ体制が十分であるか

電帳法の要件には、 保存された電子データを削除できないことが含まれています。 これは単なる操作ミスの防止だけでなく、データの完全性と信頼性を確保するための重要な要素といえます。

そのため、セキュリティ体制が充実したサービスを選ぶことが重要です。具体的には下記のような機能を持つサービスを検討しましょう。

ポイント⑤ タイムスタンプの付与ができるか

JIMA認証を受けているサービスの場合は不要ですが、電子帳簿保存法では紙のデータをスキャンして保存するときにタイムスタンプの付与が必須です。

タイムスタンプは、データの改ざんが行われていないことを証明するツールです。 特にスキャン保存の場合と電子取引データ保存の場合はタイムスタンプを付与できるものを選びましょう。