電子帳簿保存法をわかりやすく解説！　法改正の内容や運用のポイントも紹介

電子帳簿等保存

会計ソフトなどを利用して、電子的に作成された帳簿書類の電子データでの保存を表します。電子帳簿等保存の対象となるのは、仕訳帳、貸借対照表、損益計算書などです。

電子帳簿保存法において、PCで作成した帳簿書類は電子データの状態での保存が認められています。要件を満たすには、システム関係書類の備え付け、速やかにデータを出力できる環境などが必要です。

特定の電子保存の要件を満たす帳簿は優良な電子帳簿とされ、過少申告加算税の軽減措置などを適用できます。

スキャナ保存

スキャナ保存は、受領した書類のうち、紙で発行された書類の電子データ保存に関する区分です。相手から受け取った請求書をはじめとする紙の書類が対象です。

スキャナ保存により電子データとして保存するには、一定の要件を満たす必要があります。例えば、読取情報の保存、検索機能の確保などです。

スキャナを使用した保存のほか、要件を満たせば、スマートフォンなどで撮影したデータの保存も認められます。

電子取引データ保存

電子取引データ保存は、電子的にやり取りをした取引データの電子保存を表します。

電子取引に該当するのは、インターネット通販、EDI（電子データ交換）取引、電子メール、クラウドサービスなどです。電子メールやシステム上で送付、または受領した書類が対象です。

電子取引では、電子データの保存が義務化されています。すべての事業者は電子データとして適切に保存することが求められます。電子帳簿保存法に適した保存をするには、ディスプレイなどの備え付けに加え、改ざん防止の措置をとる必要があります。

事前承認制度の廃止

電子帳簿保存法による電磁的保存を認めてもらうには、税務署への事前申請と税務署長の承認が必要でした。しかし、改正によって事前承認が廃止されました。

改正以後は、事業者のタイミングで帳簿や書類の電子データ保存ができます。ただし、改正以前の帳簿書類の保存は過去の法律が適用されるため、過去分も電子データで保存したい場合は申請が必要です。

検索機能要件の緩和

これまでの電子帳簿保存法では、複雑な要件が定められていました。改正以降は、検索要件を満たさない場合でも、電子データの保存ができます。

スキャナ保存と電子取引については、要件の緩和により、下記の3つの要件を満たすことで電子データ保存ができるようになりました。

• 取引年月日、取引金額、取引先で検索できること
• 取引年月日と取引金額は範囲を指定し検索できること
• 取引年月日、取引金額、取引先の組み合わせで検索できること

タイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存では、改正以前は原則として領収書受領から3営業日以内に タイムスタンプを付けることが定められていました。改正により最長で「2か月と7営業日以内」に条件が緩和されています。

また、訂正や削除の履歴が確認可能なシステムを導入している場合、タイムスタンプ自体が不要になりました。

適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存では、改正以前は適正事務処理要件が定められていました。社内の相互けん制（従業員の相互チェックによる確認）、定期検査、問題の究明や再発防止の体制が必要でしたが、改正以後は廃止されています。

電子取引データの電子保存の義務化

電子取引データについては、電子データのまま保存することが義務付けられました。

電子取引のデータ保存はすべての事業者に影響があるため、2023年12月31日まで猶予措置が設けられました。以降は、下記の条件に該当する場合のみ電子データ保存の要件を満たさなくても電子データとして保存することが認められます。

• やむを得ない事情があり電子取引データの要件を満たす保存ができないと認められること
• 税務調査などの際にダウンロードに応じられること

罰則の強化

改正電子帳簿保存法では、要件の緩和だけでなく、罰則も強化されました。要件を満たさない保存や電子保存時に改ざんなどがあったときは、重加算税として10％が加重されます。

社内ルールの整備と周知を徹底する

電子帳簿保存法の対応による影響を大きく受けるのは経理部門です。しかし、経理部門以外でも書類のやり取りは行われるため、経理部門のみで情報を共有するだけでは不十分です。

すべての国税帳簿書類のやり取りで電子帳簿保存法に対応できるように、まずは社内ルールの整備から進めましょう。書類の電子保存に関する社内ルールを設けたあとは、従業員全体に周知して徹底してもらうように努めます。

電子帳簿保存法への対応により混乱が生じないよう、研修を実施するなど準備を進めておくと良いでしょう。

電子化する書類を整理する

すべての書類を電子化するには多大な負担が生じる可能性があります。

電子帳簿保存法に適切に対応するためにも、電子化する書類を決めて、優先順位の高いものから進めていきましょう。

電子データの管理方法を確認する

スキャナ保存や電子取引データ保存に対応するには、帳簿書類の検索性を確保しなければなりません。電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、無理なく管理できるように管理方法を定めましょう。

例えば、「240101（日付）_◯◯（ファイル名）」のようにファイル名を付ける際のルールを定めて、ファイルの検索性を確保する方法が考えられます。データを必要なときに取り出せるよう、一元管理できる保管場所も定めておきましょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する

帳簿書類の管理は、表計算ソフトのほかに、システムを活用して管理する方法も考えられます。

データの一元管理や取引の履歴を管理できるシステムを導入することで、電子帳簿保存法に対応しやすくなります。システムによって自動化できる業務もあるため、業務の円滑化にも役立つでしょう。

システム導入の際には、下記に注意して選定することをお勧めします。

• JIIMA認証（電子帳簿保存法の要件に適合していることの証明）を取得しているか
• 既存のシステムと連携できるか