個人情報や機密事項を
メール添付で送付することに不安を感じていた。

導入前に課題に感じていたことを教えていただけますか。

金融機関とアライアンスを組んで、査定や買い取りを希望するお客様をご紹介いただいています。そのお客様のご状況や対応内容、成約に至ったかなどについて報告書にまとめて、毎月金融機関にフィードバックをしています。報告書データは重要な個人情報です。これまではこの報告書データをZIPファイル化してパスワードを付け、メールに添付して送付していました。しかしこの方法は本当にセキュリティ的に問題がないか不安に感じていました。また私自身も前職で金融機関に勤めていたため、受け取る側の立場を想像したときに、そのような個人情報の取り扱いをしている相手とアライアンスを組むことは問題にならないか気になっていました。

また、毎月の報告書送付とは別に、金融機関に財務資料を送付しています。コロナ禍以前は金融機関の担当者が直接受け取りに来ていましたが、コロナ禍以後はメールに添付して送付する方法が主流となりました。こちらに関しては自社の財務資料を間違ったところに送付してしまわないように注意が必要でした。

説明を受けなくても操作できるわかりやすさがよかった。

ご評価いただいたポイントは何でしたか？

「Final Document」に決めたポイントは3点です。

操作説明を聞かなくても進められる画面のわかりやすさがすごいと感じました。送りたいファイルのアップロードから、ダウンロード用のリンクを作成してメールを送信するまで簡単にできました。

初期費用もなく、5ライセンスから契約できるので導入しやすいです。

もともと電子帳簿保存法に対応した機能を求めていたわけではありませんでした。いずれは対応しないといけないと感じていたので、標準機能として搭載されていた点もポイントのひとつに挙げました。

導入前に不安はありましたか？

金融機関がメールを受け取った際、どのように見えているのかは気になりました。金融機関のセキュリティポリシーで、登録されていないメールアドレスは受信できないようになっている場合があるので、弊社からの送付であることが先方に伝わっているか、きちんとファイルを受け取れているのかが不安でした。

その点をクリアできるか確認するために、評価版利用中に金融機関に事前告知をせずに報告書を送付しました。送付後すぐに、ファイルを開いたという通知が「Final Document」から届いて安心しました。その後も「送付方法が変わったのか」などの問い合わせもありませんでした。ファイルの送付方法を変更しても違和感がないことは重要です。「Final Document」で送付しても先方から特に反応がなかったことは、良いことだと捉えています。

金融機関ごとにフォルダーを分け、
送り間違いがない体制になった。

導入の効果を教えてください。

現在、金融機関への報告書や決算書の提出にファイル共有機能を利用しています。また、請求書の保管には電帳法キャビネットを利用しています。

取引先に安全にファイルを送付

金融機関名のフォルダーを作成し、そこにアップロードしたファイルを金融機関に送付しています。複数の金融機関とやり取りしているので、フォルダー分けをして管理することで送り間違いの防止になっています。

メールで送付していた時はZIP ファイルにパスワードを付ける、そのファイルをメール添付して送付する、そのあとにパスワードを案内するという作業工数のわずらわしさがありました。また、パスワードを送り忘れて問い合わせがくることもありました。「Final Document」でファイルを送付する場合、パスワードが自動で別送されるので作業の手間や送り忘れがなくなりました。

また、送付が簡単なだけでなく、回覧や送付前の事前確認まで「Final Document」のフォルダー上でできています。

担当スタッフがファイルをアップロードして、私に確認を依頼します。ファイルを開くと通知が届くので担当スタッフも「見てもらえている」と安心できます。ファイルの添付間違いも発生しません。メール添付で送付していたときは、作業が煩雑で手が回りませんでしたが、ダブルチェックの体制が整ってよかったです。

電子帳簿保存法に対応した請求書の保管

今までは、電子の請求書など決済関連の書類は印刷したものを経理部に渡して振り込みをしてもらうという流れでやってきました。紙を印刷して渡す手間がなくなったので作業工数が省けました。