ペーパーレス化で業務が非効率になる原因は？　改善する方法も解説

ペンで直接書き込みできない

デジタル化された文書には直接書き込みにくいという課題があります。タッチペンやタブレットなどのツールが用意できれば実現できますが、従業員一人ひとりに支給すればコストもかさんでしまいます。

手書き派の方にとっては、資料に直接書き込んだり、メモ書きしたりできないため、すぐに記録できず、ペーパーレス化がかえって煩わしいと思う可能性があります。

操作が苦手

ペーパーレス化を進めるには、文書を電子データで管理するシステムの導入が必要です。ただ、ITに慣れていない人にとっては使いづらく感じることもあります。システムを導入すると、書類の作成や共有、整理などの社内の流れが変わってしまうためです。

システムやツールの操作に慣れていないと、作業の都度、手順や操作方法を確認しなければなりません。紙ベースの作業に慣れている従業員が多い会社では、ペーパーレス化は非効率だと感じて不満が出てくる可能性があります。

書類をスキャンするのが手間

ペーパーレス化のためには、すでに保管されている紙の書類もデータ化していく作業が発生します。紙のデータは、スキャナーなどで1枚ずつデータとしてPCなどのデバイスに取り込まなければなりません。書類のデータ化は、時間も手間もかかります。ペーパーレス化への移行の段階では、スキャンも同時並行で進めていく必要があり、非効率と感じることがあります。

ディスプレイ上の文書が読みにくい

PCやタブレットのようなディスプレイで文書を確認すると、読みづらいと感じることがあります。ディスプレイで文書を確認するときと、紙で確認するときでは、脳の処理方法が異なるといわれているためです。

また、ディスプレイ上の文章は装飾やレイアウトによっても見づらさが異なります。紙の文書と比べて視認性が落ちることで、ペーパーレス化が非効率だと感じることがあります。

ペーパーレス化の目的や対象が不明確

ペーパーレス化が形骸化してしまう原因のひとつに、導入の目的や対象業務が明確に定まっていないことが挙げられます。

「なぜペーパーレス化を行うのか」「どの業務・書類を対象とするのか」を整理しないまま進めると、効果が見えにくく、現場の混乱を招く恐れがあります。

例えば、単に紙を減らすことを目的に進めた結果、頻繁に参照する書類までデータ化してしまい、かえって作業効率が低下するケースもあります。

目的や対象を事前に定義し、業務改善につながる範囲から段階的に進めることが重要です。

運用ルールが定まっていない

ペーパーレス化は、運用方法を定めずに進めると非効率化につながります。

例えば、全社でデータ保存のルールが統一されていないケースです。ファイル名設定のルールがないと、ペーパーレス化による管理や検索のメリットが生かされません。必要なときにすぐに文書が見つからず、デジタル版の書類の山を発生させてしまいます。

管理ルールがない状態でのペーパーレス化は、情報漏洩のリスクもはらんでいます。アクセス権の厳密な管理も必要です。また、ペーパーレス化により業務フローにも変更が生じるため、ルールの整備が遅れると、一時的に従業員の負担が増加するデメリットもあります。

従業員のITリテラシー不足

従業員のITリテラシーが不足していると、ペーパーレス化はかえって非効率になることがあります。新しいツールやシステムを導入しても、基本的な操作やデジタル業務の進め方を理解できていないと、作業に時間がかかり、業務負担が増えてしまうためです。

また、ITリテラシーが十分でない場合、ペーパーレス化の意図や業務上の利点を正しく理解できず、従来の紙の運用に頼り続けてしまう傾向があります。操作方法や活用方法に不安があることで、新しい仕組みの利用を避け、紙とデータの併用が常態化してしまうケースも少なくありません。

このような状況では、ペーパーレス化の効果が現れにくくなり、結果として業務全体の非効率化につながります。

不適切なツール選定

現場の特性や業務内容に適さないシステムの導入も、ペーパーレス化による非効率を生じさせます。業務に合わないツールやシステムは、使い勝手が悪いと感じられるためです。

機能が豊富に備わっているツールやシステムは、一見魅力的に思えるかもしれません。しかし、機能が多いゆえに、運用が煩雑になり、従業員が使い方を理解するのに時間がかかる問題もあります。

ペーパーレス化が適した業務を見極める

業態や業務によっては、紙を残したほうが効率的に仕事ができる場合もあります。ペーパーレス化を強く推し進めることが必ずしも良いとは限りません。ペーパーレスにする業務としない業務をしっかり見極めることが重要です。

基本的にペーパーレス化に向いているのは、定型業務といわれています。自社の状況や取引先との連携も含めて、ペーパーレス化にする業務を決めていきましょう。

また、紙の書類をそのまま電子化すると、かえって使いにくくなることがあります。承認に時間がかかるなどの問題が発生することもあるため、電子化のメリットを活かせる業務を見極めてペーパーレス化に取り組むことが必要です。

ツールやシステムの変更を検討する

現状の業務フローに適していないシステムやツールは、変更を検討します。業務に合った機能があるツールを利用してこそ、ペーパーレスによる業務効率化が進むためです。

新しく選定するツールやシステムは、ペーパーレス化の目的に沿った操作性の良いものを選択しましょう。ITに使い慣れていない従業員にもなじみやすいツールやシステムを選択することで、現場のペーパーレス化を促進できます。

従業員への研修とサポートを行う

ペーパーレス化を実現するには、ITに慣れていない従業員への支援も必要です。導入したツールやシステムを従業員が使えるように、基本的な操作や活用方法などの研修を実施します。

従業員が積極的にシステムを利用するよう促すために、紙からペーパーレスに移行する目的も同時に伝えましょう。

定期的に運用ルールを見直す

ペーパーレス化を実現するには、運用ルールを明確に決めておくことも重要ですが、現場の実態とルールがかけ離れていると、ルールが形骸化する可能性もあります。

ペーパーレス化を非効率にさせないためにも、運用ルールを定期的に見直すことが必要です。ヒアリングなどから、現場の実態に合っていないルールは改めて、従業員が取り組みやすいものに変えていきましょう。