受発注業務のペーパーレス化とは？　メリット、デメリットや進める際の手順を紹介

多様な働き方への対応

企業では、在宅勤務やリモートワークなど柔軟な働き方を進める動きが拡がっています。しかし、受発注業務が紙ベースのままだと、確認や承認のために従業員が出社しなければならず、柔軟な働き方の妨げとなります。紙の書類は印刷や郵送の手間もかかるため、テレワーク環境には不向きです。

このような課題を解消する手段として、受発注業務のペーパーレス化が挙げられます。書類をデータ化することで、場所にとらわれずに確認や共有となり、リモートワークでも円滑に業務を進められるようになります。

こうした働き方の多様化に対応するためにも、受発注業務のデジタル化が求められています。

DX推進

DX（デジタル・トランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務プロセスやビジネスモデルを変革し、企業の競争力を高める取り組みです。多くの企業では、生産性の向上やデータを活用した意思決定などを目指してDXを推進しています。

しかし、その基盤となるデータが紙に埋もれたままでは、DXの取り組みを進めることはできません。まずは紙書類を電子化し、情報をデジタルで扱える環境を整えることが、DX推進の第一歩です。

このように、ペーパーレス化は単なる業務効率化ではなく、企業が将来的にデジタル活用を進めるための出発点として、重要な役割を担っています。

コスト削減

ペーパーレス化は、印刷用紙やトナー代、郵送費などの目に見えるコストの削減に役立ちます。また、書類の保管スペースの削減や管理、検索に要する手間の削減など、見えないコストの削減にも有効です。

業務効率化

受発注業務におけるペーパーレス化は、日々の実務を効率化する点で大きな効果があります。注文書や請求書をデータ化することで、書類の受け渡しや確認にかかる時間を短縮でき、関係者間でのやり取りもスムーズになります。

また、紙書類への手書きや手入力作業が減ることで、転記ミスや確認作業の負担を軽減できる点もメリットです。これにより、受発注担当者はルーティン業務に追われにくくなり、目の前の業務をより正確かつスピーディーに進められるようになります。

法改正

2022年1月の電子帳簿保存法  （以下・電帳法）の改正により、請求書や領収書などの経理関係書類を電子データで保存する場合には、削除や改ざんを防止するための保存環境や保存方法に関する要件が設けられました。企業は、これらの要件に従って書類を管理することが求められています。

こうした法改正を背景に、紙での運用を続ける場合には、印刷した請求書をスキャンして保存するなど、かえって手間のかかる対応が必要になるケースもあります。

そのため、電帳法対応をスムーズに進めるためにも、電子データでの管理体制を整え、ペーパーレス化を進める企業が増えています。受発注業務においても、書類のデジタル化は今や不可欠な取り組みといえるでしょう。

業務効率の向上

受発注業務に関わる書類をデジタル上で作成・共有することで、やり取りをオンライン上で完結できるようになります。その結果、電話やFAXによる確認や送付の手間が減り、処理時間の短縮につながります。あわせて、聞き間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの発生も抑えられます。

また、紙で受け取った書類もスキャンやOCRなどでデータ化して一元管理すれば、検索や共有が容易になり、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えられます。

コスト削減

ペーパーレス化により、請求書や発注書などを紙に印刷して郵送する必要がなくなり、紙代やトナー代、郵送費、保管スペースにかかる費用を削減できます。

さらに、FAXの仕分けや書類の整理といった手作業も減るため、人的コストの抑制にも効果的です。

テレワークの実現

受発注関連書類をデータ化することで、社内外からオンライン上でアクセス・共有できるようになります。

承認や確認のために出社する必要がなくなり、自宅や出張先からでもスムーズに業務を進められます。その結果、テレワーク環境でも生産性を維持しつつ、柔軟な働き方を実現できます。

セキュリティ強化

紙の書類は、誰でも出入りしやすいオフィスで保管していると、第三者の目に触れるリスクがあります。

ペーパーレス化をすれば、フォルダーへのアクセス権限を細かく設定できるため、必要最小限の権限付与で不正アクセスを防止できます。さらに、データで管理することでアクセスや操作履歴が記録され、不正行為の早期発見にもつながります。

また、文書をデータで保管することで、紙媒体のように紛失・盗難・自然災害などによって消失するリスクも軽減できます。

導入コストと運用コストの負担

受発注業務をペーパーレス化するには、システム導入による初期投資が必要です。導入後もメンテナンスなどの運用コストが発生します。

また、業務フローの変更に伴い、新たにシステムの操作を覚えてもらう必要があるため、従業員にとっても負担があります。長期的な運用には、システム操作やトラブル対応ができる人材を確保することも求められます。

取引先との連携が必要

受発注業務のペーパーレス化は、自社だけでは進められない場合があります。取引先によっては請求書や納品書を紙で受け取りたいといった要望があり、電子データと紙書類が混在してしまうケースもあります。その結果、書類の管理が複雑化し、業務効率が十分に高まらないことがあります。

ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、取引先との運用ルールをすり合わせ、双方が無理なく利用できる仕組みを整えることが重要です。

システム障害、セキュリティリスク

データは、システム障害、クラウドサーバーの障害、ネットワーク環境の不備などのリスクがあります。データにアクセスできず、業務に支障をきたす恐れがあります。

オンライン上でのやり取りが増加するため、サイバー攻撃などのセキュリティ対策も不可欠です。

1.目的の明確化

導入の前に、コスト削減や業務効率化の実現といった、ペーパーレス化の具体的な目標を設定します。管理者や現場の担当者などに、ペーパーレス化のメリットなどを共有して理解を得ておくことも重要です。

2.現状業務の洗い出し

受発注業務のプロセス全体を洗い出し、自社の紙業務における課題を把握します。どの業務でペーパーレス化を進めていくか特定するのに必要な作業です。

3.システム選定

ペーパーレス化する業務に適したシステムを選定します。機能、操作性、セキュリティ、サポート体制、コストがシステムの比較ポイントです。

4.システム設計

システム導入時に、必要な文書の属性や構成などを決めてシステム設計を進めていきます。

5.従業員教育

システムを利用する担当者などに向けて、操作方法などのトレーニングを実施します。スムーズな移行のために、マニュアルを整備しておくことも重要です。

6.スモールスタート

すべての業務においてペーパーレス化を一気に行うと、現場でトラブルが発生する可能性があります。一部の業務や部署において試験的に運用を行い、運用上の問題がないか確認してから進めましょう。

7.既存文書のスキャン

試験段階で問題がなければ、本格稼働に向け準備を進めていきます。必要に応じて既存の紙の文書をスキャンし、データとしてシステムに取り込んでおきます。

8.本格稼働

試験運用の後、段階を踏んでシステムの導入とペーパーレス化を全社で進めていきます。

スキャン

スキャンは、紙で出力された書類をデータ化する手段です。スキャナーや複合機を使って受発注書類を電子文書に変換することで、データとして保存できます。これまでにやり取りした受発注書類をスキャンすれば、過去にさかのぼってペーパーレス化を実現できます。

OCR

OCRは、紙の文書や画像をスキャンし、イメージファイルからテキスト情報に変換する技術です。スキャナーのイメージデータとは違い、テキストデータとして残るため、データを検索しやすくなります。

受発注システム

受発注システムは、受発注の管理や出荷までの工程を管理できるシステムです。発注者は、システムを通じて24時間いつでも注文できます。注文データはシステム上に自動で登録されるため、受注側の確認作業の負担も軽減されます。

クラウドFAX

クラウドFAXは、FAXをサーバーやPCで直接受信できるサービスです。受信したFAXは、自動的に印刷されず、電子データとして保存されます。原稿編集（アノテーション）機能があるため、オンライン上で押印でき、出社せずに受発注書類の確認や承認作業ができます。

受発注書類のペーパーレス化を進めるなら、「まいと～く Cloud」がお勧めです。メール感覚でFAX送受信を一元管理できるため、必要な書類にすぐにアクセスできます。

通信暗号化やIPアドレスの制限など、セキュリティ機能も搭載されているため、ペーパーレス化によるセキュリティリスクを低減できます。