給与明細電子化の進め方

給与明細の電子化について情報収集をすると、そのメリットについて紹介するばかりで、実際の進め方を紹介しているWebサイトはあまりありません。給与明細電子化に興味を持っている方から「何から始めればいいのかわからない」「どれを選べばいいのかわからない」「他社ではどうやって進めているの？」というご相談を多くいただきます。

そこで今回は、すでに給与明細電子化ソフトを導入した企業がどのようなスケジュールで電子化へ移行し、運用開始までに何を実行したかをご紹介します。

給与明細電子化までのスケジュール

給与明細配付は月に1度なので、給与明細電子化システム導入後、実際に電子化した明細を配付する時期は、システムを導入したタイミングによって変動します。クラウドサービスの場合は環境構築が不要のため、2か月程度で運用開始が可能です。
その間に総務人事部門が行う作業を大きくわけると、

• 従業員の承諾をとる
• 従業員情報を登録する

この2つです。大まかな進行スケジュールは以下の通りです。

運用開始までにやるべきこと

① 従業員の承諾をとる

所得税法では、給与明細や源泉徴収票を電子交付するためには、従業員に対して、あらかじめその方法・内容を示し、承諾をとらなければならないとされています（国税庁「給与所得の源泉徴収票などの電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ&A」）。まず従業員へ給与明細電子化の告知をする際、電子化のメリットや運用方法について説明し理解を深めることで、電子化の承諾をとりましょう。

承諾をとるまでの流れ

1. ① 従業員へ告知（案内用紙を配付、または掲示板に掲示）
2. ② 給与明細電子化の承諾書を作成
3. ③ 承諾書を配付（給与明細封筒に同封または、回覧板で回覧）
4. ④ 承諾書を回収

電子化の承諾が取れなかった場合

もし「どうしても紙の明細書を配付してほしい」という従業員がいた場合は、その従業員に対しては、これまで通り給与データで作成した給与明細を印刷し、紙で渡します。また、使用するソフトによりますが、PCやスマートフォン、タブレット、携帯電話、複合機など様々な端末から確認ができます。特に複合機は通常業務でも使い慣れているため、PC・スマートフォンでの明細確認に抵抗がある従業員も簡単に操作可能な上、印刷できるため、紙の明細書がほしい従業員自身で対処させることもできます。

② 従業員情報を登録する

従業員マスターなどから明細を配信する従業員の情報（氏名、従業員番号など）を登録します。

※従業員データはCSVで取り込むことも可能です。
※作業期間は導入企業の従業員規模や環境によって異なります。

並行運用期間

社員情報の登録が終わり次第、次の給与支給日から明細を電子化し配信することができますが、現在使用している明細書の専用用紙在庫が大量にある場合、「廃棄してはもったいない」という理由から、専用用紙を使い切るまで紙の明細配付と電子化準備作業を並行して行ったり、「急に入れ替えるのは不安」という理由で、いきなり切り替えるのではなく、徐々にならしたりする企業もあります。その期間は平均1～2か月程度の場合が多いです。

まとめ

電子化へ向けてしっかりと計画を立てましょう

いかがでしたか？給与支給は毎月決まった日におこなうため、事前準備にかかった日数やタイミングによって、1か月単位で前後しますが、給与明細電子化に成功した企業のほとんどが、導入を決めて約3か月で運用を開始しています。