今さら聞けない、給与明細電子化の基本知識
総務人事部門では、会社運営において勤怠管理、マイナンバー管理、ストレスチェック、税制改正対応などさまざまな業務を担っています。それらすべてをこなすには業務を効率化し、作業の手間を省かなければなりません。特に、基礎業務のうち給与業務は毎月必ず発生し、限られた期間内に全従業員の給与明細書を手配しなければならず、大きな負担となっています。その負担を解消するために生まれたのが給与明細電子化ソフトです。
給与業務を担当する総務人事部門の方なら、一度は給与明細電子化について耳にしたことがあるのではないでしょうか。ただ、興味はあっても詳細がよく分からない、何をしてよいか分からないという方も少なくありません。そこで今回は、入門編として給与明細電子化の基本知識をご紹介いたします。
給与明細の電子化とは
給与明細の電子化とは、一言で言うと紙で出力していた明細書を電子化し、Web上で閲覧できるようにすることです。給与明細書を紙で印刷・配付している場合、毎月の給与業務では紙に印刷した明細書を折りたたんで、封筒に封入、封緘、宛名貼り付けといった作業を全従業員分繰り返さなければならず、手間と時間がかかります。さらに作業量が多いために残業になってしまったり、これら作業を繰り返すうちにうっかりミスが起きトラブルになってしまったりと、悪循環を引き起こしてしまいます。
そのような手間を解消するのが給与明細の電子化です。給与計算ソフトで作成した給与明細をデータ化し、PC・スマートフォン・携帯電話で閲覧できるようにすることで、紙の明細書作成で感じていた不便さを解消します。
給与明細電子化ソフトの使い方
給与業務担当者が給与明細を作成・配信し、従業員が閲覧するまでの流れはこのようになります。
給与業務担当者・従業員のフロー
給与業務担当者のフロー
- ① いつも通り給与計算ソフトで給与データを作成
- ② 給与明細電子化ソフトに給与データを取り込む
- ③ Webやメールで明細を配信
従業員のフロー
＜Web閲覧＞
- ① 給与明細閲覧用URLにアクセス
- ② IDとパスワードを入力して明細を閲覧
＜メール閲覧＞
- ① 給与明細書が添付されたメールを受信
- ② パスワードを入力して明細を閲覧
給与業務担当者の作業は、従来通り給与計算ソフトで作成した給与データを一括変換して、アップロードするだけのわずか2ステップです。従業員は、メールで届く明細配信の通知から、Web閲覧の場合はメールに記載されているURLにアクセス、メール配付の場合は添付されているファイルを開きます。そして暗証番号を入力すると明細を閲覧できます。明細はPC・スマートフォン携帯電話などで閲覧できます。
給与明細を電子化するメリット
給与明細を電子化するメリットを、給与業務担当者と従業員に分けて詳しくみていきましょう。
給与業務担当者側
紙の明細書作成にかかっていた、全従業員分の明細書印刷、封入・封かん、郵送作業がなくなるため、作業の手間と時間が削減されます。さらにこれら作業負担が減ることで、人的ミスの防止につながります。また、専用の用紙代や印刷費、事業所や従業員への郵送費がかからない上、作業時間が短縮されることで人件費も削減可能です。
給与明細を電子化することで、これまで給与明細の作成にかかっていた時間や手間を大幅に削減し、他の業務に時間を使うことができます。給与明細を自動で作成、配信するため、人為的なミスの発生も減らすことができます。
給与業務のフロー
給与明細の作成には用紙代と人件費、企業によってはさらに配送費やその他の経費がかかります。電子化するとこれらのコストが一切不要に。
1年間のコスト比較（社員500人の場合）
【明細作成時間】2分 / 枚 【回数】給与12回＋賞与2回
【1回分の支出】用紙代：25円×500人＝12,500円 人件費：1250円×16.6時間＝20,750円
【合計】33,250円
従業員側
従業員はPCやスマートフォン、タブレット、携帯電話などで、いつでもどこからでも明細を確認することができるため、外出が多い営業担当者やパート・アルバイトなど勤務形態の異なる人に、給与配付日当日に明細を確認することができます。さらに、Webサーバー上で管理されているため、個人情報が記載されている明細をうっかり紛失してしまう心配やファイリングして保管する手間もありません。
まとめ
- 給与明細を電子化することで、給与明細作成時間を短縮でき、給与担当者の負担を減らすことができる。
- 明細作成はわずか2ステップで完了するため、PC操作が苦手でも簡単に操作できる。
- 従業員は、電子化された明細をPCやスマホ、携帯電話などで閲覧でき、利便性が向上する。
いかがでしたか。給与明細の電子化は、これまで紙の明細書にかかっていた時間や手間をすべて解消し、給与業務担当者の負担軽減に大きな効果があります。 ただし、給与明細電子化推進には、給与業務担当者だけでなく、上長や給与を受け取る従業員の理解が不可欠です。給与明細の電子化が、給与業務担当者と従業員どちらにもメリットがある商品であるということを伝えることで、社内調整をスムーズに進めましょう。 今回、明細電子化をより前向きに検討したい方に最適な資料をご用意いたしました。ぜひ参考資料にご活用ください。
