給与明細電子化後に気づいた盲点とその対策

給与明細書に同封していた書類が配付できない

給与明細電子化ソフトは、給与計算ソフトで作成した給与データを取り込んで給与明細を作成し、登録してある従業員へ一括配付します。ただ企業によっては、給与明細書以外に控除額の明細書や交通費・経費精算明細書、辞令など、担当者がExcelやWordで独自に書類を作成し、紙の給与明細書に同封して従業員に配付している場合があります。しかし給与明細書を電子化した場合、封入する宛名入り封筒も仕分け作業もなくなるため、それら書類の配付方法がなくなってしまうのです。

それではこのような場合、担当者はどのように対処しているのでしょうか。

対処法①：封筒を作成して配付する

配付したい書類だけのために宛名入りの封筒を作成して手渡しする方法です。書類の配付が隔月や半月に1度しか発生しない場合や、配付対象が一部従業員に限られる場合にこの方法で対応する場合があります。紙の給与明細書を配付していた時と同じように、宛名入りの封筒を作成し、封入・封かんから仕分け、手渡しまでの一連の配付作業が発生してしまうため、給与明細電子化ソフトの導入の効果は半減してしまいます。

対処法②：メールに添付して配付する

配付したい書類データをメールに添付して配付する方法です。データ送付のため、書類を紙に印刷したり封筒作成や仕分け、手渡しなどの手間をかけずに配付できます。一見効率的にも思える方法ですが、対象の従業員ごとに内容の異なる書類データを作成しパスワードを付け保存してから、メール1通1通に添付する作業は想像以上に手間と時間がかかり、添付忘れや宛先間違いなどの人的ミスに繋がります。特に個人情報が含まれる書類データの場合、宛先間違いが起きないようにメールアドレスや文面、添付ファイル名の確認に神経を使うため、心的負担が大きいと感じる担当者も少なくありません。

「Web給金帳Cloud」のオフィス文書配付機能とは

「Web給金帳Cloud」のオフィス文書配付機能は、担当者が作成したオフィス文書を対象の従業員へ手軽に配付できる機能です。とにかく操作が簡単なため、パソコン操作を苦手に感じている担当者からも「初めてでも簡単に配付できた」と評価されています。

WordやExcel、PDFなど形式が異なるファイルでも、ドラック＆ドロップで一括選択・移動させるだけであっという間に配信登録ができるため、紙での手渡しやメールに1通1通に添付して配付する方法に比べ、作業の手間・時間をかけずに配付できます。

アップロードしたファイルは事前登録してある従業員情報に自動で紐づけされるため、宛先間違いや添付忘れなどの心配もありません。配付する従業員情報は、給与明細配付用に登録してある情報を使用するため、登録作業の手間もかかりません。また、データを一元管理することで、情報追加・更新の際に変更漏れなどのミスも起きません。さらに、この機能を使えば、配付したオフィス文書の既読/未読状況の確認や、従業員にファイルへ必要事項を記入の上返送させたり、返送が遅れている従業員へのリマインドメール自動送付もできます。

動画でわかるオフィス文書配付機能

明細電子化後、配付できずに困る書類の存在が明らかになり、給与業務効率化における真の要件がわかったときこそ本当に自社に最適なソフトを選ぶチャンスです。新たに封筒を作成したり、メール1通1通に添付したり、時間や労力をかけた解決ではなく、給与・賞与明細書の配付と同じソフトでオフィス文書も手軽に配付し、給与業務の“真の”業務効率化を実現させましょう。