PC管理の必要性は？ 管理項目や方法、管理ツールの選び方を解説
近年、ほとんどの企業で当たり前のようにパソコンが利用されています。情報漏洩などが起きないように、ログ監視などを含めたセキュリティ対策を行っている企業も多いでしょう。
もちろん、情報漏洩を防ぐためにセキュリティソフトなどで対策することも、安全にパソコンを利用する上で重要です。しかし、パソコンそのものの管理がおろそかになっているようでは、万全とはいえません。
本記事では、PC管理の重要性や基本的な管理項目のほか、管理方法について解説します。併せて、PC管理ツールの選び方などについても紹介します。
PC管理とは企業が保有するパソコンとそのデータに関する情報を管理すること
PC管理とは、企業が保有しているパソコンとパソコン内のデータなどの情報を適切に管理することです。
どのようなパソコンを何台保有していて、どこで使われているのかといった物理的な状況に関する情報のほか、OSやインストールされているソフトウェアの情報、アップデート履歴といったデータに関する情報の管理も含まれます。
PC管理は、資産管理のためにも、企業が保有する情報を守るためにも重要であり、適切な管理を行わなければなりません。
PC管理の必要性
PC管理が適切に行えていないと、企業活動に悪影響が出る可能性があります。主に、リスクとコストに関する下記のような理由から、PC管理は必須といえます。
資産の適切な管理
パソコンは、企業が保有する資産の1つです。購入価額によっては固定資産として減価償却しなければならないこともあるため、いつ、いくらで買ったパソコンなのか、現在使用されているのかといった点を確認しなければなりません。
また、パソコンの保有台数や所在場所などを適切に管理できれば、「使っていないパソコンがあったのに、新入社員のために新しいパソコンを購入してしまった」といった無駄を防ぐことも可能です。PC管理には、パソコンだけでなくソフトウェアの管理も含まれるため、適切な管理により不要なソフトの購入を防ぐ効果も期待できます。
コンプライアンス対策
PC管理を適切に行い、インストールされているソフトやパソコンの所在を明らかにしておくことで、コンプライアンス違反が起こるリスクを低減することができます。
ソフトウェア管理を厳密に行っていれば、従業員が不正にコピーされたソフトウェアや、違法性のあるソフトウェアを使ってしまう事態は起こりません。また、パソコンが今どこにあり、誰が使っているのかを明確にしておけば、業務用のパソコンの勝手な持ち帰りや私的利用などの問題も起こりにくくなるでしょう。
セキュリティ対策
PC管理では、OSのバージョンやセキュリティソフトを含む各種ソフトウェアのバージョンなども把握します。セキュリティの高い最新の状態を保てているかどうかを確認することになるため、アップデートが行われていない場合のフォローもスピーディに行えます。
また、パソコンがどこにあるのかを把握することで、監視の目が届かない場所への持ち出しを防ぎ、情報漏洩や不正アクセスの防止に役立てることも可能です。
情報資産について詳しくは、下記の記事をご参照ください。
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PC管理における基本的な管理項目
PC管理の基本的な管理項目として挙げられるのは、「資産管理」「インベントリ管理」「ライセンス管理」の3つです。それぞれ管理する内容は、下記の通りです。
資産管理
PC管理は、そもそも資産管理を目的として行われるものでした。企業は、適切な会計を行うためにも自社の持つ資産を正確に把握しておく必要があり、パソコンも例外ではありません。固定資産として、管理台帳に保有しているパソコンについて、取得から廃棄までを記録する必要があります。
IT資産管理について詳しくは、下記の記事をご参照ください。
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インベントリ管理
「インベントリ」とは、保有資産や目録という意味です。そのため、資産管理とほぼ同じことのように感じられるかもしれませんが、インベントリ管理では、固定資産としてのパソコン本体ではなく、パソコンの製品名や、CPU、ハードディスク容量、メモリといったスペック情報のほか、OSのバージョン、インストールされているソフトウェア、IPアドレス、利用者などの情報を管理します。
保有しているパソコンに関する情報を細かく把握しておくことで、トラブル発生時のスピーディな対応や、セキュリティ上の問題が発生しないかどうかの確認などが可能になります。
ライセンス管理
ライセンス管理とは、パソコンにインストールされているソフトウェアのライセンス情報を管理することです。利用しているソフトウェアと、それぞれのライセンス形態やライセンスの期限、バージョンなどについて管理します。これらの情報は、社内でのソフトウェアの使われ方がライセンス契約に違反していないかを確認するのに役立ちます。
保有しているパソコンに関連する情報だけでなく、ライセンスの情報についても管理するのが、PC管理なのです。
ライセンス管理について詳しくは、下記の記事をご参照ください。
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PC管理の方法
パソコンが数台程度であれば、管理ツールなどを利用せずに、Excelの管理台帳に手入力してPC管理を行うことも難しくないかもしれません。しかし、まとまった台数のパソコンを正確に管理しようとするのであれば、手入力では多くの時間を要し、ミスをするリスクも高いため、非現実的です。
正確にPC管理を行うのであれば、下記のいずれかの方法をとりましょう。
ITコンサルティング業者やベンダーを活用する
PC管理について専門性の高い知識を有するITコンサルティング業者やPC管理ツールのベンダーなどは、PC管理を含むIT資産管理のコンサルティングを行っています。コストは比較的高額ですが、「管理台数が多くて、どこから手をつければいいかわからない」といった場合には効果的です。
ただし、ITコンサルティング業者に行ってもらえるのはあくまでもコンサルティングであり、管理体制の構築を様々な方法で支援してくれますが、管理業務そのものを委託できるわけではありません。企業の情報をヒアリングした上で、適したツールの選定や導入支援、運用フローの作成などを行います。
また、ベンダーは、IT資産の運用全般について自社ツールを活用してサポートを行い、そのツールの運用方法について相談にのってもらうことが可能です。
自社にITに詳しい人材がいない場合は、これらのサービスを利用することで、時間をかけずに適切な管理体制を導入できます。
PC管理ツールを導入する
専用ツールを導入して社内で管理を行うのも、PC管理の代表的な方法です。台帳の作成や更新、ライセンス管理、インベントリ収集などを自動で行えるツールを活用すれば、管理担当者の手間を大幅に削減できます。
ただし、PC管理ツールを使いこなすためには、IT資産に関する一定の知識が必要です。不安がある場合は、上記で紹介したベンダーによる支援を受けることも視野に入れ、導入支援を行っているツールや、サポート体制の手厚いツールを選ぶといいでしょう。
PC管理ツールの選び方
PC管理ツールには様々な種類があります。下記の2点を意識しながら、自社の規模や、PC管理をどのように活用していきたいかに応じて選ぶのがお勧めです。
必要な機能で選ぶ
PC管理ツールの機能は、ツールごとに異なります。基本的な管理項目だけでなく、それ以外に何ができるのかも把握しておくことが重要です。
例えば、同じ管理台帳を作成する機能でも、全社一括の情報を管理するだけのツールと、部署ごとなど対象範囲を絞り込んだ情報も参照できるツールでは、使いやすさが異なります。また、企業保有のパソコンだけでなく、従業員が業務で使うプライベートのパソコンについてもライセンス管理を行えるツールもあります。自社の状況に合わせて、必要な機能が揃っているツールを選びましょう。
なお、ツールの中には、管理できるパソコンの台数や期間があらかじめ決められているものもあります。事業規模に合ったツールを選ぶという視点も忘れてはなりません。
自社で用いているOSやデバイスに対応したツールを選ぶ
PC管理ツールごとに、対応OSや端末の種類は異なります。Macを利用している企業や、スマートフォンやタブレットの管理も行いたい企業の場合は、それぞれに対応したツールを選択しなければなりません。
また、同じく「対応可」としているツール同士でも、使い勝手や管理のしやすさを比較すると差がある場合があります。例えば、Macを主に使っている企業であれば「WindowsがメインでMacにも対応できる」というツールよりも、「Mac向けに適切に設計されていて、Macの管理に適している」というツールのほうが使いやすいでしょう。自社の使用しているパソコンなどに適したツールを選ぶことが大切です。
PC管理はツールを使って効率的に行おう
PC管理は、すべての企業が必ず行わなければならないといっても過言ではありません。実際に、どのような企業でも、少なくともPC管理の中の資産管理は行っていることと思われます。
しかし、より適切にIT資産を活用するためには、インベントリ管理やライセンス管理が重要です。管理ツールを活用し、手間を省いて適切な管理を行うことをお勧めします。
インターコムの「MaLion」シリーズは、「ハードウェア台帳」「導入ソフトウェア履歴台帳」「導入ソフトウェア台帳」「保有ライセンス台帳」「ライセンス関連部材台帳」「ライセンス管理台帳（ライセンスの突き合わせ）」といった台帳を作成でき、PC管理に便利な機能を備えたIT資産管理ツールです。導入のしやすさや管理のしやすさ、サポート品質、総合的な価格面のほか、Mac端末の管理にも幅広い機能が対応している点で評価されています。ライセンス管理をお考えなら、「MaLion」シリーズの導入をご検討ください。
