以前の給与明細配信システムは、
連携が複雑で時間と手間がかかっていた

導入の経緯を教えていただけますか？

以前は、別の給与明細配信システムを使用して、明細の電子化と顧問先従業員への配信を行っていました。昨年、大規模なシステム障害が発生し、数か月間電子化した明細が配信できなくなりました。顧問先では、紙の明細の手配りが必要になるなど、お手数をおかけしてしまいました。このような経緯で、今までに大規模障害の発生していないシステムを探すことにしました。（横堀様）

以前の給与明細配信システムの使い勝手はいかがでしたか？

システム障害が起こる前から、使いにくさが気になっていました。多くの顧問先の給与計算を、給与計算ソフト「弥生給与」で行っていますが、以前の給与明細配信システムは、「弥生給与」との連携作業が複雑でした。作業は　①「弥生給与」のデータをCSVファイルに書き出し　②給与明細配信システムに読み込みができる形に手動でCSVファイルを調整　③給与明細配信システムへ読み込み　という手順で行っていました。作業中にCSVファイルを、給与明細配信システムに読み込める形に毎回調整する必要がありました。手動で修正する部分が多いため項目のズレが起こりやすく、修正した場合は目視確認が都度必要で、時間と手間がかかっていました。（小林様）

税理士・社会保険労務士・FP 代表 横堀 健 様

弥生給与とスムーズに連携できること

導入のポイントは何でしたか？

過去に大規模なシステム障害が発生していないこと、「弥生給与」との連携がスムーズなことを条件にサービスを探しました。最終的に2つのサービスに絞り込み、トライアルで使用感を試しました。比較したところ「Web給金帳Cloud」の方が画面がシンプルでわかりやすく、操作もしやすいと感じました。何よりも「弥生給与」で書き出した給与データのCSVファイルを、データ変換ツールを使ってスムーズに変換し「Web 給金帳Cloud」へ手間なくアップロードできることが決め手になりました。（小林様）

作業負担と精神的負担が軽減し
顧問先10社の給与明細配信を1人で担当

導入後の効果としてはどのようなことが挙げられますか？

顧問先10社（約100名）に給与明細を配信していますが「Web給金帳Cloud」の導入で、3人がかりで1時間かかっていた作業が、1人で30分で終わるようになりました。以前の給与明細配信システムの導入直後は、顧問先1社20名分の給与明細の配信準備に最大で3時間かかったこともありました。「Web給金帳Cloud」は、導入直後から、かなりスムーズに作業できたので、助かりました。

また、源泉徴収票をPDF化して、「ファイル宅配ボックス」機能で顧問先従業員に配信できるのが、特に便利だと感じています。以前のシステムでも配信はできたのですが、先ほどもお話したように、CSVを開いて調整して読み込む作業が必要なので、非常に時間がかかっていました。作業工程が複雑なので、ミスを起こさないように、かなり集中しなくてはならず、負担が大きかったと思います。

「Web給金帳Cloud」はシステムの管理画面内にPDF化した源泉徴収票をドラックアンドドロップするだけで配信の準備が完了します。明細ごとのコメントも管理画面で入力できるのでとても楽になったと感じています。（小林様）

給与明細の配信を担当していたスタッフの作業負担が軽減し、精神的負担も解消されて良かったと思っています。給与明細の配信は大切な業務ですが、社会保険労務士ならではの豊富な知識や経験を活かせる仕事に注力してほしいと考えていました。（横堀様）

顧問先の反応はいかがでしたか？

「Web給金帳Cloud」の導入で、給与明細配信業務の負担が軽減したため、まだ電子化を行っていない顧問先の代表におひとりずつ、電話でご案内しました。「ぜひ始めたい」と前向きな方が多かったです。中小企業の代表とお話をしていると「大企業は導入できると思うが、中小企業はWeb明細配信は難しいのでは？」という方もいて、導入できることに驚かれるケースが多かったです。比較的手軽に電子化できることを、ご存じない方も一定数いるのではないかと感じています。（横堀様）

社会保険労務士 給与明細電子化ご担当 小林 様