顧問先と事務所の作業コスト削減を目指し、
給与明細電子化へ。

導入の経緯を教えていただけますか？

従業員数が多い一部の顧問先から「給与明細の配付作業に時間がかかる」という声があったことがきっかけです。今まで、紙の給与明細は、事務所から郵送し、顧問先の担当者が受け取り、手渡しか郵送で従業員に配付されていました。最近は、在宅勤務や時短勤務をしている従業員も増えましたから、給料日までに従業員の手元に給与明細を届ける作業がさらに煩雑になり、顧問先の担当者の大きな負担になっていたようです。そのため、郵送や受け取りの手間が削減できる「給与明細の電子化」を検討することにしました。

実は、事務所としても、DX化の一環として「紙で保管する必要がないものは電子化」を推進しているタイミングでした。紙の電子化で、整理や管理の手間や保管場所を削減できることは分かっていましたので、顧問先と同時に事務所の「給与明細電子化」も、ぜひ実現させたいと考えました。

給与計算ソフトからのデータ変換が簡単。

導入のポイントは何でしたか？

使用している給与計算ソフト「給与応援」と連携しているという条件で商品を探しました。候補に上がった15商品を、費用や連携の容易さなどの条件で「Web給金帳Cloud」を含む5種類に絞り込み、無料トライアルで実際の使用感を確認しました。

その中で「Web給金帳Cloud」に決めた一番のポイントは、データ変換が簡単なことでした。
「給与応援」から、無料トライアルを行った他の明細配信ソフトにデータを渡す場合、必ず2回変換が必要でした。データの加工に工数がかかればかかるほど、ミスが起こるリスクが高くなります。「Web給金帳Cloud」はデータの変換が1回で済む、という部分が決め手になりました。

また、紙で配付していた明細と、電子化した明細の見た目が同じことも導入の決め手の1つです。

作業コストの削減が実現し、
給料日直前の急な修正対応もスムーズ。

給与明細の配信はどのように行っていますか？

事務所の担当者10人で、複数の顧問先の従業員約500人に給与明細を配信しています。顧問先で一番規模が大きいのは100名規模の企業ですが「Web給金帳Cloud」での給与明細配信はスムーズに行えています。

導入後の効果としてはどのようなことが挙げられますか？

顧問先では、紙の給与明細配付のために行っていた、受け取り、カット、仕分け、郵送（手渡し）、が不要になり作業コストの削減が実現しました。郵送費が不要になったこともメリットです。

事務所では「給与応援」で作成した給与明細データを「Web給金帳Cloud」にアップロードするだけで、複雑な操作を行わずに給与明細を電子化できるようになりました。

また、給与明細を電子化したことで「急な修正への対応が簡単に素早く行える」ことも大きなメリットだと感じます。今までは給料日直前に急な修正が必要になった場合、どんなに急いで作業しても、郵送する時間がかかっていました。「Web給金帳Cloud」導入後は、システムの画面上で修正し、すぐに給与明細に反映できるので、顧問先の担当者を待たせることがなくなりました。

顧問先の反応はいかがでしたか？

もともと配付していた「給与応援」の明細と見た目が同じなので、従業員も抵抗感なく受け入れやすかったのではないかと考えています。給与明細電子化のお知らせをした際も「なんとなく紙の明細を継続している」という顧問先が多い印象だったので、今回の「電子化しませんか？」というお声掛けが、良いきっかけになり、潜在的な課題解決につながる提案ができたと考えています。

社会保険労務士　池田様