毎月の手作業の負担が大きく、スタッフには明細書を受け取りに来てもらっていた。

導入前の状況をお聞かせください。

給与明細の作成は主に1人で行っていました。月末締めで15日に配付していたので、日数的には少し余裕がありますが、介護報酬の計算なども同時に行う必要があるので期間内に終えなければいけない作業はたくさんあります。封筒への入れ間違いには特に気を遣っていましたね。明細書がほかの人に渡ってしまってはいけないので、封筒と明細書の宛名が一致しているか慎重に確認したり、スタッフへの配付も手渡しをして、確実に本人に渡したという記録を残すために封筒に受領印をもらったりしていました。また、スタッフには給与支給日になったら事務室まで明細書を受け取りに来てもらっていたので負担だったと思います。当施設のスタッフはシフト制で勤務しているので、タイミングが合わなかったり、ついつい忘れてしまったり面倒になったりという理由ですぐには取りに来てもらえない場合もあるんですよね。中には2か月も3か月もためている人もいたので、全員に明細書を配付し終えるのに時間がかかっていました。（佐々木様）

きっかけはシステムの入れ替え。「ほのぼの給与」と公式連携している点が決め手でした。

導入までの経緯を教えていただけますか。

システムの入れ替えと保育園を新設したことがきっかけです。施設内で使用しているパソコンのOSをWindows10に入れ替える際、対応してもらった販売代理店担当者に「（使用している給与計算ソフトの）『ほのぼの給与』（エヌ・デーソフトウェア株式会社製）に対応している給与明細電子化ソフトを紹介してほしい」と相談したところ「Web給金帳」を紹介されました。（野内様）

実は何年か前にも給与明細電子化の話は上がっていました。ただその時はコストの面で折り合いがつかず断念したんです。ただ今回、新たに保育園を併設することになって、スタッフが一気に30名増えることになりました。当施設だけで85名で、そこに保育園スタッフ30名がプラスされると115名になります。作業の手間や負担を考えると、やはり明細の電子化が必要だねということになりました。（佐々木様）

導入のポイントは何でしたか？

明細を電子化しても、結局その操作に手間がかかってしまったら意味がないので、「ほのぼの給与」と連携していて導入や操作が簡単なこと、この2点を重視していました。「ほのぼの給与」と公式連携しているのが「Web給金帳」だけだったので、ほかの商品との比較はしませんでした。（野内様）

導入後の効果としてはどのようなことがあげられますか。

導入して変わったポイントをお聞かせいただけますか。

紙の明細書を配付していたときは、支給日の前々日から明細書を印刷して、翌日にそれを切って1通ずつ封筒に入れてという手作業がとても面倒だったのですが、それがなくなったのはとても助かっています。また、今までは封入ミスが起きないように慎重に作業を重ねて準備していましたが、「Web給金帳」を導入したらその負担もなくなりました。（佐々木様）

あとは、保管義務のある賃金台帳も出力して保管する必要がなくなったのも大きいですね。（帯刀様）

明細電子化後の変化を語ってくださった佐々木様

スタッフの反応はいかがでしたか？

特に反対や戸惑いの声もなかったです。むしろ明細書を自分のスマホやパソコンでいつでも見られますし、事務室までわざわざ明細書を受け取りに来る手間がなくなって、便利に感じてもらえてると思います。（佐々木様）

事前の案内は「明細電子化について」という案内状の配付で行いました。そこに事務室のパソコンのメールアドレスを載せて、スタッフから明細配信先のメールアドレスとPDF明細書パスワードを提出してもらえるようにしました。（野内様）

導入や運用の工夫を教えてくださった野内様