給与明細の仕様変更ごとに発生する手作業が負担に

導入前に課題に感じていたことを教えていただけますか。

これまでは、別の給与明細配信サービスを使用していました。給与計算ソフト「ARDIO」と連携していなかったため、「ARDIO」から出力した給与データ（Excel）を取り込む際、各列が給与明細のどの項目に該当するかを手作業で設定する必要がありました。そのため、給与明細の仕様が変わるたびに設定変更が発生し、設定に誤りがないかのダブルチェックまで含めると、1社あたり15～30分ほどの作業時間がかかっていました。給与明細を電子化している約30社の顧問先のうち、毎月1～2社で給与明細の項目変更が発生しており、この対応が負担になっていました。

特に源泉徴収票は毎年の税制改正で仕様が変わるため、年末には電子配信を行う全顧問先でこの作業が発生します。その結果、顧問先に対して、年始まで配信をお待たせしてしまうことや、催促の連絡をいただくこともあり、課題に感じていました。

また、保険料や住民税の変更時に印字されるお知らせを、従来のサービスでは反映できていませんでした。「ARDIO」の給与データ（Excel）に出力するには、追加対応が必要であったためです。この対応に時間や手間がかかることから、従業員への案内は顧問先にお願いしていました。

「ARDIO」との公式連携で、
給与・源泉徴収票データの取り込みがスムーズに

導入の決め手や評価したポイントを教えてください。

「ARDIO」のイベントに参加した際に、「Web給金帳Cloud」との公式連携を知りました。無料トライアルにて、スタッフ全員で操作画面を確認したところ、ボタンやメニューがシンプルでわかりやすく、給与データや源泉徴収票データの取り込みも簡単にできました。「ARDIO」で出力したデータを、設定作業を行うことなくスムーズに連携できることが確認できたため、導入を決めました。

源泉徴収票を年内に配付でき、顧問先も安心

導入後の効果としてはどのようなことが挙げられますか。

「ARDIO」との公式連携で、業務効率化と顧問先の皆様の利便性向上を両立できました。

効果①：源泉徴収票をスピーディーに配信

源泉徴収票を例年より半月ほど早く、12月の給与明細とほぼ同じタイミングで公開することができ、顧問先をお待たせすることがなくなりました。毎月の給与明細の配付についても、設定作業が不要になったことで月に30分ほど時間短縮できています。

効果②：紙と同じレイアウトで、見やすい明細に

また、「ARDIO」の給与明細書と同じレイアウトで明細配信できるようになったので、以前のサービスでは配信できなかったお知らせの項目も掲載できるようになりました。「ARDIO」の給与明細書は見やすいとの声もあり、レイアウトを変えずにお届けできるようになったことは、顧問先の皆様の利便性向上にもつながっていると思います。

顧問先の反応はいかがでしたか。

すでに給与明細を電子化していた顧問先を対象に、給与明細配信サービス変更のご案内をしました。従業員への案内の手間などから難色を示されることもあったため、約3か月間は従来のサービスと並行利用しながらご説明を進めました。「Web給金帳Cloud」に過去1、2か月分の給与明細を登録し、実際の配信画面を確認いただくなどの工夫をした結果、移行期間終了時には対象の全顧問先にご了承いただけました。

効果③：従業員のパスワード再設定対応をゼロへ

「Web給金帳Cloud」は、顧問先ごとに権限を管理できるのも便利です。顧問先担当者に管理権限を付与することで、従業員がパスワードを忘れた際の再設定を顧問先で対応いただけるようになりました。合計1,300人ほどの従業員に明細配信しているので、これまで毎月4～5件ほどパスワード解除対応が発生していました。顧問先担当者が間に入るため、どうしてもタイムラグが生じ、やり取りが複数回に及ぶこともありました。こうした手間が解消され負担軽減につながっています。

効果④：顧問先でも資料配付機能を活用予定

また、「ファイル宅配ボックス」も顧問先側で自由に利用できるようにしています。昇給に伴う社会保険の等級変更など、顧問先から担当者に案内いただいている明細について、手間なく一括配付いただけるようになると感じています。