業務システムのオープン化をきっかけに給与明細の電子化を検討

「Web給金帳」の導入前の状況について給与業務を担当されている人事総務部 栗原様が話してくださいました。

「当時はメインフレームで給与計算業務を行っており、メインフレームのあるデータセンターに給与計算から明細書の作成、印刷、折りまでを一括して外注していました。人事総務部では折りまで終わった給与明細を店舗ごとに仕分けて社内便で配送するのみでしたので、それほど作業の負担はありませんでした。ですが、店舗では給与の支給日に出勤していない従業員に給与明細を渡すことができない、配付までに時間がかかるなど、紙の給与明細配付による効率の悪さがありました。」（栗原様）

その後、「Web給金帳」を導入されたきっかけについて情報システム部 後藤様が教えてくださいました。

「社内の業務システムをメインフレームからオープンシステムへ切り替えることが決まり、コスト削減のため給与業務を自社で行うことになりました。給与計算システムの導入に合わせて、この機会に給与明細の電子化もしてみようと情報システム部から提案をしました。社内で初の試みだったため、中には懸念の声もありましたが、当時の本部長の一声で実施が決まりました。」（後藤様）

「インターコム製品と営業担当者には信頼感を持っています」と語る後藤様

複数の要件を満たし、短期間・低コストでの導入を可能に

給与明細電子化ソフトの選定にあたっては5社の製品から「Web給金帳」に決めていただきました。その理由について後藤様に教えていただきました。

「給与明細の電子化にあたっては正社員とパート社員で異なる給与明細の配信や、社員の配信先メールアドレスの複数登録など、数多くの要件がありました。それらの要件を満たし、導入から運用までの期間が5社の製品の中で一番短くて済むこと、金額が一番良心的であったことが導入の決め手になりました。その他、『Web給金帳』は、給与明細以外の書類も社員へ配信ができるなど、汎用性の高さもポイントでした。当時、全社的な紙の使用量削減に取り組んでいましたので『Web給金帳』を使用することで社内のペーパーレス化がより一層進むと考えました。」（後藤様）

後藤様と一緒に「Web給金帳」の導入に関わられた情報システム部 高橋様にもその他の理由を教えていただきました。

「自社では『Web給金帳』以外にもインターコム製品を使用していますが、インターコムさんのサポートにも満足しています。操作方法や確認事項の問い合わせでよく利用しています。サポートの方にはいつも迅速に対応していただけるので助かっています。」（高橋様）

「インターコムさんのサポートはいつも迅速で助かっています。」と語る高橋様

従業員4800名の給与明細作成・配信もスムーズに実施

導入後の効果としては、どのようなことが挙げられますか。

「全国の従業員4800名の給与明細、賞与明細書、源泉徴収票の作成・配信を『Web給金帳』を使った自社運用に切り替えましたが、トラブルもなく運用ができています。月4800件もの給与明細を、ボタンを押すだけで自動的に作成・配信が行えるのでとても便利です。店舗でも給与明細を手渡しする手間がなくなり、従業員にリアルタイムで明細の内容を確認してもらえるようになりました。」（栗原様）

「毎月の給与業務全体の作業時間は2名で約2時間ほどです。」と語る栗原様

従業員の明細書に関する問い合わせが減少

その他の効果はありますか。

「『Web給金帳』を利用することで便利になったことは数多くあります。例えば、これまでは過去の給与明細や源泉徴収票を確認したいという従業員からの問い合わせが頻繁にありました。人事総務部では問い合わせのたびに過去の明細書を再発行して従業員へ郵送をしていました。『Web給金帳』は過去の明細書の情報を個人個人が遡って見ることができるので、そういった従業員からの問い合わせ自体がなくなりました。」（後藤様）