Web給金帳シリーズ 導入事例
作業時間1/100！社内の「プロジェクトオブザイヤー 業務改善賞」を受賞！
給与明細やPDFの配付で業務効率化し、人事部門の変革に成功。
- Web給金帳Cloud 導入
株式会社ハイマックス様は、1976年創業以来、お客様の経営戦略を実現するため、高度なシステム構築の企画、設計、開発から稼働後のメンテナンスに対し、高付加価値ソリューションを提供し、お客様の競争力向上、情報化社会の発展へ貢献しています。今回は、給与明細作成・配付作業や社員向け案内配付作業を効率化するためにご導入いただいた「Web給金帳Cloud」に関して、経営管理本部 HRM部 松井満様、総務人事部 荒川まゆか様にお伺いしました。
株式会社ハイマックス
経営管理本部 HRM部 松井様（右）、総務人事部 荒川様
給与支給日前は休みを取れないほど、
煩雑な作業に追われていました。
導入前に課題に感じていたことを教えていただけますか。
弊社は、案件ごとに顧客との契約が変わるため、裁量・みなし・派遣労働など社員の労働形態が多様です。そのため給与明細書の項目がどうしても多くなってしまい、給与計算ソフト側（OBIC7）で合計7つのフォーマットを使い分けて給与明細書を作成していました。その作業はとても煩雑で、すべての労働形態とその対象者を理解した一部の担当者しか対応できない状況でした。また、社員の多くは顧客先に常駐しています。そのため紙の給与明細書の配付方法は、常駐先への一括配送や上長が直接常駐先まで持参、自宅に郵送など様々で、給与支給日までに社員の手元に届くように仕分け作業にはスピード感を求められていました。毎月給与支給日前の数日間は休みを取ることも難しかったです。（荒川様）
PDFを簡単に配付できる
「ファイル宅配ボックス」機能がよかったです。
ご評価いただいたポイントは何でしたか？
給与明細書を簡単に電子化して配付できるという使いやすさはもちろんですが、特に「Web給金帳Cloud」はPDFを社員に配付できるというプラスαの機能がついている点とそのシンプルな設計、また給与明細の項目表示のカスタマイズに対応いただけたという柔軟さがよかったです。（松井様）
評価ポイント①：「ファイル宅配ボックス」機能があること
給与明細だけでなく、PDFを対象の社員へ簡単に配付できる機能が搭載されている点がよかったです。PDFなら元のファイルが何であっても作成できますし、受け取る側がパソコンやスマホなど何を使っていてもレイアウトが崩れることがありません。また自宅のパソコンでOfficeを入れていない場合も多いので、“PDFを送れる”ということがポイントでした。（松井様）
意外とPDFを配付できるソフトって存在しないです。あっても従業課金制で配付した分だけ費用がかかってしまったり。その点、「Web給金帳Cloud」は機能の１つとして入っていて、追加料金がかからないですし、とにかくわかりやすくて使いやすいです。（荒川様）
給与明細と別タブで表示されて、過去に配付したファイルも履歴として一覧で見られる。この点もインターフェースとして秀逸だなと感じました。配付された日付やタイトルを見れば何のファイルかすぐにわかって、パスワードもかけられる。余計な機能がついていないですし、セキュリティへの工夫があるので、本当に“ちょうどいい”ですね。（松井様）
具体的にはどのような資料を配付していますか？
通勤交通費の支給戻し入れ明細や社内向けお知らせはすべて、例えば福利厚生や健康診断のお知らせ、年末調整の案内などを配付しています。また、まさに今は新型コロナウイルスへの対応について政府などからのガイドラインや会社の方針を展開するためにも使用しています。社内メールで配信していたら、社員の家庭には伝わらないので「Web給金帳Cloud」を導入していてよかったです。（荒川様）
評価ポイント②：クラウドサービスであること
給与明細配付や「ファイル宅配ボックス」機能がクラウドサービスとして、1つのソリューションとして提供されている点もよかったです。元々、給与明細の配信ソフトの内製化も考えていました。ただ、そうすると機能が給与明細配信だけになってしまいます。また社内メールに添付して配付する方法もありますが、顧客先に常駐している社員は弊社の社内メールが見れないという場合も多いです。その点、「Web給金帳Cloud」はクラウドサービスなので、社員は常駐先でも自宅でも、パソコンやスマホで好きなときに給与明細やお知らせなどを受け取れる、その柔軟な使いやすさがよかったです。（松井様）
作業時間が1/100に！年702時間10人がかりの作業が、
たった年6時間1人になりました。
導入後の効果としてはどのようなことが挙げられますか。
給与明細書の作業に費やしていた時間が大幅に削減されました。導入前は10人がかりで年間702 時間ほどかかっていたのが、導入後は1人で年間たったの6時間ほどしかかかりません。用紙・印刷代や人件費も90% は削減できています。毎年、年度末にその年の業績貢献や業務改善などに成果のあったプロジェクトを表彰するプロジェクトオブザイヤーの部門表彰制度があるのですが、人事業務の変革に貢献したプロジェクトとして業務改善賞をいただきました。間接部門の中では異例の一番いい賞です。（松井様）
今までの作業時間・手間は何だったんだろうと思いますね。浮いた時間を別の業務にあてられたり、給与支給日前は休めないということがなくなりました。また、紙と違って、配付物を捨ててしまったということも起きないですし、後で社員から問い合わせがきても「『Web給金帳Cloud』を見てください」の一言で済むようになりました。（荒川様）
今では、全社員にPDFをサクッと送れるということが他の部署にも伝わって、「これを配付してほしい」と依頼されることもあるほど社内では浸透していますよ。単なる給与明細の配信だけではなくて、総務人事部門から全社員へ向けた連絡のポータルサイトとしても機能しています。（松井様）
「最近のお知らせ」「ファイル宅配ボックス」機能を
さらに活用していきたいです。
最後に今後の展望をお聞かせいただけますか。
現在は人事担当者に限定して管理者アカウントを発行していますが、今後総務や教育部門の担当者にも管理者として登録して社内通達の展開や研修レポートの電子媒体回収などが行えたらいいなと考えています。（給与明細電子化を検討中の）ほかの企業におすすめしたいくらい入れてよかったと感じているので、積極的に活用していきたいです。（荒川様）
取材日：2020年7月6日
「Web給金帳」シリーズの導入事例をPDFでご覧いただけます。給与明細の電子化による効果や導入時の参考にお役立てください。
