Web給金帳シリーズ 導入事例
リモートワーク下の給与明細配付作業を削減
「Web給金帳Cloud」のわかりやすい「シンプルな機能」を評価
- Web給金帳Cloud 導入
株式会社ＢＳＬシステム研究所様は、中小企業・個人事業主・起業家向けの「らくだシリーズ」や「かるがるできるシリーズ」をはじめとする業務ソフトウェアの開発・販売を行っています。多くのユーザーや取引先に支えられ、2023 年で設立から32 期を迎えました。低価格業務ソフトのトップメーカーとして邁進しつつ「こんなソフトが欲しかった」とお客様に評価されることを目標として「かんたん」「あんしん」「べんり」「ベスト・オブ・ブリード」を開発のコンセプトに、日々ソフト開発と製品の改良を重ねています。
今回は、自社の給与明細電子化のために導入いただいた「Web 給金帳Cloud」に関するお話を、代表取締役社長 小野 秀幸様に伺いました。
リモートワークで負担の増した経理の業務削減を目指す
導入の経緯を教えていただけますか？
コロナ禍によるリモートワークの増加がきっかけでした。以前は約15％だったリモートワーク実施率は、コロナ禍のピーク時には最大で約65％に跳ね上がりました。リモートで働けることは、会社にも従業員にもメリットでしたが、経理の給与明細書配付関連業務に影響が出ていました。紙の明細配付作業の大まかな流れは、①自社開発の給与計算ソフト「給料らくだプロ24」で計算し給与データを作成 ②給与明細を印刷 ③封入、封かん、仕分け ④郵送か手渡しで配付、となっていました。
給与明細配付は毎月の定型業務ですが「間違いなく確実に」行う必要があり、大変神経を使います。また、リモートワークで発生した「紙の給与明細を従業員一人ひとりの自宅に郵送」という作業も大きな負担でした。経理の担当者を少しでも楽にするために、給与明細の電子化を検討しました。
経理が使いやすいこと、従業員が違和感を感じにくいこと
導入のポイントは何でしたか？
「Web給金帳Cloud」のシンプルな機能を評価しました。そもそも経理の業務負担軽減を目指した導入でしたので、新しく覚えることは少ないほうが良いと考えました。操作が複雑だったり、機能がたくさんあったりすると、使いこなせるようになるまでに時間がかかり、本末転倒になってしまいます。
導入までに10社の給与明細配信システムを比較検討しましたが、「Web給金帳Cloud」が「給与明細の配信」に特化しており、余分な機能がなく、最も使い勝手が良いと感じました。また、給与明細を受け取る従業員側にも配慮し、今までの紙の給与明細と同じ見た目で配信できることにこだわりました。
従業員に明細電子化を伝える際に「リモートワーク増加で経理の工数が増えているため協力をお願いしたい」という説明を行ったところ、非常にスムーズに同意を得ることができました。明細電子化は従業員にもメリットがあることですが、まずは協力してくれた従業員が「今までの方が良かった」と感じにくい配慮が必要だと考えました。「Web給金帳Cloud」で、今までと同じ見た目の明細を配信できたことが、従業員に違和感を感じさせず、受け入れやすさにつながったと考えています。
給与明細や賞与明細を紙で受け取っていたときは、明細書の保管や管理が手間でした。約1年保管して、シュレッダーでまとめて処分していました。ただ、枚数が増えるとまとめて処分できず面倒だと感じていました。特に長年務めていると、うっかり何年分もためてしまうことがありました。給与明細をPC やスマホで受け取れるようになり、以下のようなメリットを感じています。
- 時間や場所を問わずに受け取れる
- 保管や処分の手間が不要
- 過去分の閲覧が簡単
給料らくだプロの明細
コスト増を上回る、従業員の負担軽減などの費用対効果
給与明細の配信はどのように行っていますか？
経理の担当者2 名で、従業員50 人に給与明細を配信しています。
導入後の効果としてはどのようなことが挙げられますか？
経理の負担軽減が実現しました。紙の給与明細の配付作業は、丸一日空きがあれば、しっかりと確認しながら、2 名で手分けして行える作業量かと思います。しかし、マルチで様々な業務に携わっていますから、どうしても割り込みの別作業が発生し、集中が削がれてしまいます。「Web給金帳Cloud」を導入したことで、今までよりも短時間で集中して作業できるようになりました。
従業員に同時に給与明細を配付できることもメリットだと感じています。給与明細を郵送した場合、全員が同時に明細を受け取ることは不可能です。従業員に対して極力公平でありたいという考えから、遠隔地や在宅で働いている従業員にも「Web給金帳Cloud」から給料日の午前0 時にメールで明細の配信を行っています。給料日当日、どこにいても、PC を開いてメーラーを起動したら全従業員に明細が届いていて、即座に確認することが可能になり、とても満足しています。
「Web給金帳Cloud」の費用対効果はいかがですか？
用紙代、印刷費、郵送費、人件費の削減につながりましたが、システムの導入で金銭的なコストは以前よりやや増えました。ただ、このあたりは考え方次第だと思っています。例えば、今回の導入で経理の作業時間を大きく減らすことができました。明細配付関連業務は、もちろん重要な仕事ですが、作業負担を減らすことで空いたリソースをさらに重要な業務に使うことができるようになったと考えています。また、遅れや間違いがなく、給与明細が従業員の手元に届くということも、会社と従業員の信頼関係において非常に重要です。
企業において何よりも大切な資産は「人」だと考えていますので、経理にも従業員にもメリットのある運用が可能になったことで、かかった費用以上の効果を感じています。
ファイル宅配ボックスの活用を検討中
最後に今後の展望をお聞かせください。
経理とは別の部門で「ファイル宅配ボックス」の活用を考えています。ファイルの開封可否の確認や、アンケートの回収機能などがあるので、従業員に個別に提出依頼や催促などを行う、総務の課題解決に活用できると思います。
取材日：2023年9月14日
「Web給金帳」シリーズの導入事例をPDFでご覧いただけます。給与明細の電子化による効果や導入時の参考にお役立てください。
