Excelでの台帳管理を効率化するなら？　作り方や運用手順を解説

備品の状態・品質管理

備品を一つひとつ適切に管理すると、メンテナンス状況や利用期間などが明らかになります。買い換えが必要な時期などをあらかじめ把握できるため、スムーズな入れ替えやメンテナンスができるようになります。

不要な備品購入・紛失の防止

備品を台帳管理することで、社内に何がどれだけあるのかがひと目で確認できるようになります。すると、不要な備品を追加購入したり、使いたい備品の所在がわからなくなったりする事態を防ぐことが可能です。
例えば、「営業部に使っていないパソコンがあるにもかかわらず、経理部の新入社員のためにパソコンを購入してしまった」といったケースは、備品を台帳で適切に管理していれば起こりません。台帳に備品の所在も記載れているので、「どこかに使っていないパソコンがあるはずだけど、どこにあるかわからない」といった問題も回避できます。

セキュリティ対策

適切な台帳管理によって備品の保管場所や使用者を明らかにすることは、セキュリティ対策にもつながります。
管理が徹底されていないパソコンや関連機器があると、そこから情報が漏洩するような事態も発生しかねません。備品の台帳管理を行うと、誰が、どこで、どのパソコンやIT機器を使用しているのかを台帳に明記することになるため、IT機器などが所在不明になるといったリスクの低減が可能です。

業務効率化

どこに、どの備品があるのかが一覧になっていれば、必要な備品を探す手間と時間を省けます。備品を管理する台帳には、使用中か未使用かも記載されるため、「余っているタブレットを探している」といった要望があった場合にも、すぐに対応可能です。

節税対策

台帳による管理で、不要になった備品や破損した備品が明らかになることもあります。そのような備品は、廃棄して除却処理をすれば、節税になる可能性があります。
耐用年数が過ぎる前の減価償却中の資産でも、使わなくなった場合は廃棄して除却処理を行えば、「固定資産除却損」として経費計上することが可能です。

備品に関する情報

備品には、必ずそれぞれに管理番号を付番しなければなりません。その管理番号を含め、備品に関する下記の情報を台帳に記載していきます。備品の種類によっては、下記の項目に加えてメーカー名やシリアルナンバー、型番、耐用年数、資産科目、取得価額などを記載する場合もあります。自社の状況によって必要な項目を追加していくようにしてください。

備品に関する記載項目

• 管理番号（自社で定めた番号）
• 名称（パソコンなど、備品の名称）
• 種別（IT機器など、検索しやすいように定めたカテゴリ）
• 保管場所
• 購入日
• 利用状況（使用中・未使用など）
• 利用者名

台帳の管理に関する情報

台帳に記載する項目は、備品に関するものだけでは十分ではありません。下記のような、台帳に記載された情報が、いつ、誰によって記載されたものなのかという情報を盛り込まなければ、重複登録や更新ミスなどがあってもそれを特定できなくなってしまう可能性があります。

台帳の管理に関する記載項目

• 登録日時
• 登録者
• 更新日時
• 更新者

1. 台帳作成・情報登録

備品を台帳管理する際は、最初に台帳を作成します。記載する項目を決め、台帳のフォーマットを作成し、保有資産に関する情報を記入していきましょう。
備品を購入したり、利用状況などが変わったりしたときは、台帳の情報を更新しなければなりません。情報が古いままでは、台帳管理の意味がなくなってしまうためです。

2. 台帳の情報を記載した管理ラベルの備品への貼付

台帳に記載された情報を実物の備品に紐付けるために、ラベルを貼付します。
例えば、A・Bという2つの備品が台帳に登録されていても、実物の備品のどれがAでどれがBなのかが区別できなければ適切な管理はできません。備品Aには「00001」、備品Bには「00002」といったように管理番号を付して、管理番号を記載したシールをA・Bそれぞれに正しく貼付すれば、似たような備品でも区別することが可能です。

3. 運用ルールの策定

台帳をいつ、誰が更新するのかがルール化されていないと、関係者全員に「別の人が更新してくれるだろう」という意識が生じ、更新が行われない可能性があります。台帳の記入者や記入方法、購入・廃棄した際のフローなどを明確にしなければなりません。
同様に、台帳に記入する際の表記統一も重要です。「ラック」「スチールラック」「棚」など、記入者によって記載方法が異なると、管理ができなくなってしまいます。

4. 関係者への周知

台帳の作成や運用ルールの策定などが終わったら、管理に関わる従業員全員への周知が必要です。せっかく台帳とルールを作っても、関係者がそれを知らなければ活用することができません。

5. 定期的な棚卸

備品の台帳と実際の備品の状況に差異がないかどうか、定期的に確認することも重要です。時期を決めて、部署ごとに備品の棚卸を行うのが一般的です。台帳の情報と実態にずれがあった場合は、原因を究明し、台帳を更新します。

手入力や転記によるミスが起こりやすい

Excelの備品台帳は、手入力や転記が重なる運用になりやすく、ミスが起きやすくなります。

購入、貸出、返却、異動のたびに手作業で台帳が更新される上に、現場からメールや紙の申請書で上がってきた内容を管理担当者が打ち直す工程も挟まります。手作業が増えれば、誤入力、入力漏れ、表記のゆれが生じる可能性も増え、台帳の記載は実態とずれやすくなるでしょう。

最新版がわからなくなりやすい

Excelのファイルは複数人で同時に編集しにくく、誰かが開いている間は更新を待たなければなりません。待つのを嫌がり、各自が手元にコピーを保存して編集し始めると、「どれが最新か」がわからなくなります。そのような状況になれば、備品の所在や利用者の情報が古いまま使われる可能性があり、台帳としての信頼性が下がりやすくなります。

作成者にしか修正できない属人化が起こりやすい

Excelの管理台帳では、独自の関数やマクロが組み込まれる可能性があります。そのような台帳は、作成者以外が修正・メンテナンスするのは困難です。加えて、台帳の作成者が異動や退職でいなくなった場合、台帳の複雑さによって引き継ぎが不十分になり、少し修正しただけで中身がわからない台帳になるおそれもあります。

問題は「誰が更新するか」ではなく、台帳の作りそのものが特定の人に依存している点です。関数の意味が共有されていないと、修正をためらう状態が続きやすくなります。

変更履歴やアクセス権限を管理しにくい

Excelでは、誰が・いつ・どこを変更したかを詳細に追うことが難しくなります。誤って上書きしたり、改ざんされたりしても、気付きにくいと言えるでしょう。Excelを用いた場合、閲覧と編集の権限を細かく分けるのも簡単ではありません。

備品台帳は機器の所在や利用者を扱うため、変更の追跡ができない状態はセキュリティや内部統制上のリスクになります。登録日時や更新者の項目を設けても、それだけでは変更内容を自動で残すことはできません。

他の台帳やシステムと連携しにくく、データが分散する

Excelの台帳は、他の台帳やシステムと連携しにくく、データが分散しやすいという課題もあります。備品台帳、ライセンス台帳、各部署の台帳などを別ファイルで管理していると、保存場所やファイル名を変えただけで参照できなくなります。

それを避けるために連携設定をしないようにした場合、関連する情報が点在しやすくなるでしょう。部署ごとに形式の異なる台帳で管理していれば、全社での集計の手間も増えます。

ファイルが増えるほど、同じ備品の情報が複数の表に残る状態にもなりかねません。

備品管理ツールの導入

手入力が中心のExcelによる運用からの移行先として、備品管理ツールが考えられます。

備品に貼付したバーコードなどをスマートフォンで読み取ることで、情報を管理できる備品管理ツールを活用すると、管理はより効率化します。実物の備品と台帳上の情報を自動で紐付けてくれるため、入力の手間が少なくなり、スピーディーで正確な管理が可能です。

複数人が同じ最新の情報を共有しながら管理できる点も、Excelのファイルをやりとりする運用との違いです。

IT資産管理ツールの導入

パソコンをはじめとしたIT機器の管理は、IT資産管理ツールを利用するのが効率的です。Excelでは1台ずつ手で入力していた機種名やソフトウェアの情報が、IT資産管理ツールを利用すれば自動で台帳へ反映できるようになります。これにより転記の手間とミスを減らせます。多くのIT機器を使用している企業でも手間なくIT資産の管理ができるでしょう。

IT資産管理について詳しくは、下記の記事をご参照ください。

併せて読みたい

• IT資産管理とは？　管理ツールの機能や課題、選び方を解説

台帳の更新を業務の流れに組み込む仕組みづくり

台帳による備品管理を効率化するには、備品の購入申請、貸出、返却、廃棄といった実際の手続きと、台帳の更新は切り離さない運用が必要です。手続きの流れの中で台帳が更新される仕組みにしましょう。

例えば、購入申請の承認に連動して台帳へデータが追加されるようにすれば、効率的に台帳を更新できます。入力の窓口を1つに絞り、同じ内容を複数の台帳へ入力し直す二重入力を避けられます。

まら、変更者、日時、変更内容は更新履歴として自動で保存し、誰がいつ更新したかを後から確認できるようにすることが重要です。人がルールを守る運用ではなく、手続きが進むとルールが自動的に守られるような運用にします。

位置情報の管理

備品が現在どこにあるのかが台帳に正確に記載されていることは、備品の台帳管理では重要なポイントです。
記載内容についても、「営業部」という記載だけでは営業部全体を確認しなければなりませんが、「営業部 営業一課」と記載されていれば、営業一課を探すだけで済みます。さらに、「営業部 営業一課の収納棚B」などと記載してあれば、備品をすぐに見つけることが可能です。
ただし、あまり細かくしてしまうと記載や管理の手間が増えるため、実務と管理効率のバランスを考えて検討してください。

ツールへ移行する際は、部署・課・収納棚といった保管場所の区分をあらかじめ登録し、入力時は選択式にすることで、記載の粒度や表記を揃えやすくなります。

台帳への視覚情報の添付

備品の台帳に実物の写真を添付しておくと、どのようなものなのかを視覚的に判断できます。「台帳に記載されている備品が求めているものに合致するか、実物を見るまでわからない」といったケースがなくなるため、備品を探す際の手間を効率化することが可能です。