インベントリ管理とは？ メリットや課題、管理ツールの主な機能を解説
企業の保有するIT資産が多様化し、情報セキュリティ対策の強化が求められるようになっている昨今、インベントリ管理の必要性を感じている方も多いのではないでしょうか。インベントリ管理によって、IT資産に関するすべてのデータを一元管理すれば、セキュリティやコンプライアンスを強化することが可能です。
本記事では、インベントリ管理の必要性やメリット、課題のほか、管理ツールの主な機能などを詳しく解説します。インベントリ管理といっても何から始めればいいかわからないといった場合は、本記事を参考に管理方法をご検討ください。
インベントリ管理とは、様々なIT資産の情報を一元的に管理する仕組みのこと
インベントリ管理とは、様々なIT資産の情報を一元的に管理する仕組みのことです。
IT分野におけるインベントリとは、「目録」や「棚卸表」といった意味を持つ「inventory」の言葉の通り、企業などの組織が保有・管理するパソコンやサーバー、IoT機器、ソフトウェアなどのあらゆるIT資産に関するデータを記載する台帳のことを指します。台帳に記載する、IT資産の資産性やスペック、利用状況などを記録したデータは、インベントリ情報と呼ばれます。
そのインベントリ情報を一元的に管理して可視化する仕組みが、インベントリ管理です。インベントリ管理で収集・管理する内容は多岐にわたり、ハードウェアやソフトウェア、ライセンスの保有数や有効期限のほか、それらの設置箇所や利用者、利用履歴といったIT資産の利用状況についてのデータも含まれます。
インベントリ管理の必要性
インベントリ管理が注目され始めたのは、クラウドサービスが登場し、機器だけでなくサービスもIT資産として捉える意識への移行が見られた2000年代後半頃からです。企業などの組織では、多様化する外部からのサイバー攻撃や内部不正による情報漏洩リスクへの対策として、IT資産の利用状況を正確に把握する必要性が高まっていました。そのような状況で、クラウドサービスやサブスクリプションサービスの利用拡大によりIT資産の契約形態が多様化し、企業が活用するIT資産の種類も増えていったのです。ハードウェアという観点でも、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなども利用されるようになり、企業が管理すべきIT資産も増加しました。
また、情報セキュリティ面において、「管理対象のファームウェアやOSが最新の状態であること」「セキュリティホールと呼ばれる弱点について対策がなされていること」「ウイルス対策ソフトのバージョンが最新であること」といったIT資産の状態を管理することも重要になっています。
このように多くのIT資産の様々な情報を管理しなければならなくなったため、インベントリ管理を適切に行う必要性が高まっているのです。
インベントリ管理のメリット
インベントリ管理を行うと、様々なメリットがあります。主なメリットとしては、下記の3点が挙げられます。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| コスト削減 | 適切にインベントリ管理ができれば、組織内のIT資産を効率的に運用できるようになり、IT資産の購入や契約更新時にその必要性や妥当性を適切に判断できるようになる |
| セキュリティ強化 | ソフトウェアの利用状況を把握し、常に最新の状態となるようにセキュリティ対策ソフトや各種OS・ソフトウェアのアップデートを行い、危険性のあるソフトウェアを排除して、セキュリティ強化につなげることができる |
| コンプライアンス強化 | 適切なインベントリ管理を行うことで、ライセンスの不正利用や規約違反のリスクを低減できる |
コスト削減
インベントリ管理のメリットは、コストを削減できることです。適切にインベントリ管理ができれば、組織内のIT資産を効率的に運用できるようになります。
例えば、IT資産の利用状況を正確に把握することで、IT資産の故障や人事異動などによる機材需要にも速やかに対応できるようになり、使われていない余分なIT資産が社内にないか、購入したIT資産がどの程度貢献しているのかも可視化できるようになります。こうした情報を把握できれば、IT資産の購入や契約更新時にその必要性や妥当性を適切に判断できるようになり、コストを削減することが可能です。
セキュリティ強化
セキュリティを強化できることも、インベントリ管理のメリットです。最新バージョンではないソフトウェアを利用したり、脆弱性のあるソフトウェアをインストールしたりすることは、情報漏洩などのセキュリティリスクの原因となります。
インベントリ管理でソフトウェアの利用状況を把握し、常に最新の状態となるようにセキュリティ対策ソフトや各種OS・ソフトウェアのアップデートを行い、危険性のあるソフトウェアを排除して、セキュリティ強化につなげることが可能です。
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コンプライアンス強化
インベントリ管理によって、コンプライアンスを強化できるというメリットもあります。組織内のIT資産について、ライセンスの不正利用などが発生すると、企業イメージの低下や損害賠償責任の発生といったリスクが生じかねません。
自社サーバーの導入が不要なクラウドサービスが普及したことで、IT資産を簡単かつスピーディーに利用できるようになった分、利用規約のチェックがおろそかになるケースもあります。規約違反が発生しないよう、十分に注意しなければなりません。
利用するIT資産が多いほどコンプライアンス違反が発生するリスクも高くなりますが、適切なインベントリ管理を行えば、コンプライアンスや内部統制を強化させることができるでしょう。
管理が必要になる主なインベントリ情報
インベントリ管理では、組織のネットワークに接続されているIT資産の様々なインベントリ情報を管理しなければなりません。インベントリ管理の対象となる主なインベントリ情報は、下記の通りです。
| 管理項目 | 収集できる情報 |
|---|---|
| ハードウェア情報 ・名称 |
|
| ソフトウェア情報 |
|
| ライセンス関連情報 |
|
| ログ関連情報 |
|
| 不正や障害の検出に関する情報 |
|
インベントリ管理の課題
様々なメリットがあるインベントリ管理ですが、実際に行うのは簡単ではありません。インベントリ管理の課題として、下記の2点がよく挙げられるため、これらの点を踏まえてIT資産管理ツールなどで適切に対応しましょう。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 管理項目が膨大になる | 「どのハードウェアにどのようなソフトウェアがインストールされ、ライセンス契約はどのような状態になっていて、誰に利用されているのか」を把握するために、関連する情報をすべて紐づけて管理しなければならない |
| 常に最新の情報を収集しなければならない | ソフトウェアの利用状況やアップデートの適用状況といった情報は頻繁に変更され、最新の情報を把握することが必要となるため、インベントリ情報はIT資産を購入したときだけでなく、定期的に取得しなければならない |
管理項目が膨大になる
インベントリ管理の対象となるIT資産に関する情報は、「管理が必要になる主なインベントリ情報」の項目で前述したように多岐にわたります。
場合によっては数百台以上の端末について「どのハードウェアにどのようなソフトウェアがインストールされ、ライセンス契約はどのような状態になっていて、誰に利用されているのか」といった情報をすべて紐づけて管理するのは、簡単ではありません。
表計算ソフトなどでもこれらの情報を管理することは可能ですが、より正確に、かつ効率良く管理するのであれば、インベントリ管理の対象となる情報を社内の端末から自動収集できる機能を備えたIT資産管理ツールを利用するのがお勧めです。
常に最新の情報を収集しなければならない
ソフトウェアの利用状況やアップデートの適用状況といった情報は、頻繁に変更されます。最新の情報を把握することが必要となるため、インベントリ情報はIT資産を購入したときだけでなく、定期的に取得しなければなりません。また、ソフトウェアの利用状況などは、アナログな方法ではデータ収集が難しいという側面もあります。
こうした課題を考慮すると、IT資産に関する最新情報を自動的に収集できる管理ツールが便利です。
ツールを導入する際の注意点
インベントリ管理を効率的に行うためには、専用の管理ツールの導入が効果的です。ただし、導入すればすぐに効果が出るわけではなく、いくつかの重要な注意点を押さえながら運用しなければなりません。
例えば、管理ツールを導入する場合は、自社の既存システムや業務フローとの互換性を確認することが必要です。ツールが既存環境と連携できない場合、追加の開発やカスタマイズが必要となり、想定以上のコストや工数が発生する可能性があります。
また、操作性の確認も怠れません。どれほど高機能なツールであっても、現場の従業員が使いこなせなければ、運用が形骸化してしまいます。導入前にUIや操作性を確認し、現場の声を反映させたツールを選定しましょう。
加えて、トラブル発生時のサポート体制も重要なチェックポイントです。問い合わせ対応のスピードや問い合わせ窓口の体制なども確認して、信頼できるベンダーを選ぶことが安心につながります。
IT資産管理ツールを導入して、社内のインベントリ情報を適切に把握しよう
IT資産の管理不備は情報漏洩をはじめとした情報セキュリティリスクやコンプライアンスリスクの要因となるため、適切なインベントリ管理ができるかどうかは非常に重要です。IT資産を適切に管理できるツールを導入して、社内のIT資産や情報資産を守りましょう。
インターコムの「MaLion」シリーズは、インベントリ収集機能を備えたIT資産管理ツールです。ライセンス情報も含め、ハードウェアやソフトウェア、周辺機器のインベントリ情報を各種管理台帳で一元的に管理することができます。MDMサービス「BizMobile Go!」をオプションで利用でき、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイスのインベントリ情報も収集可能です。
社内の情報セキュリティ強化に向けて、インベントリ管理機能を備えたIT資産管理ツールの導入をお考えの場合は、ぜひMaLionシリーズの導入をご検討ください。
