企業が情報漏洩を対策するには？　個人情報を守り流出を防ぐ方法

1.情報の誤持ち出しを防ぐルールと管理体制を作成

社内専用の情報をノートパソコンやUSBメモリにコピーして社外へ持ち出したことが原因で、情報漏洩が発生するケースは少なくありません。持ち出した端末やメディアが盗難・紛失によって第三者の手に渡るリスクも高く、電車の網棚への置き忘れや、飲酒後の紛失といった事例は日常的に起きています。さらに、カフェなどで無料Wi-Fiを利用した際に、悪意のある第三者が仕掛けたなりすましアクセスポイントに接続してしまい、通信内容を盗み見られる危険もあります。加えて、公共の場で作業中のパソコン画面をのぞき見される、いわゆる「ショルダーハッキング」による情報漏洩も見逃せないリスクです。

こうした問題を防ぐためには、まず重要な情報は原則として社外への持ち出しを禁止するルールを設けることが不可欠です。やむを得ず持ち出す場合には、上長の承認を得る仕組みを整備し、無制限な持ち出しを防ぐことが求められます。あわせて、持ち出した情報の取り扱いや注意事項をマニュアル化して従業員に共有し、ルールの徹底を図ることが重要です。また、公共Wi-Fiやオープンスペースを利用する際のリスクについても教育や啓発を行い、従業員一人ひとりが正しい判断と行動を取れるようにする体制づくりが欠かせません。

2.メール誤送信を防ぐチェック機能と運用ルールを作成

メールは業務に欠かせない手段ですが、誤送信が情報漏洩の大きな原因となるケースは後を絶ちません。宛先の設定を誤り、本来送るべきではない相手を ToやCc、Bccに含めてしまったり、意図しないファイルを添付して送信してしまったりといったミスは、日常的に発生しています。送信後に取り消せる機能を備えたメールソフトや管理ツールも普及していますが、実際に取り消し可能な時間は数十秒程度に限られ、根本的な解決策にはなりません。

こうしたリスクを防ぐには、まず送信前に宛先や添付ファイルを自動的にチェックする仕組みを導入することが効果的です。加えて、送信にあたっては複数人で確認するフローを設ける、重要情報は原則としてメールではなくビジネスチャットや専用の情報共有ツールを利用するなど、自社の業務に合った運用ルールを整備することが欠かせません。誤送信はヒューマンエラーである以上、技術的な仕組みと組織的なルールを組み合わせて対策を行うことが、確実な情報漏洩防止につながります。

3.機密情報の廃棄ルールを作成

紙の書類やデジタルデータを保存した記録媒体、さらには業務用のパソコンやスマートフォンを適切に処分しなかったことが原因で、機密情報が外部に漏洩してしまうケースがあります。紙の資料を通常のゴミとして廃棄してしまったり、パソコンやHDD（ハードディスクドライブ）をデータが残ったまま処分したりすることは、第三者の手に渡るリスクを高めます。

こうした問題を防ぐためには、まず機密情報を含む書類は必ずシュレッダーを使用する、あるいは大量廃棄の際には専門業者に依頼して溶解処理を行うといったルールを明確に定めることが重要です。デジタルデータについても、パソコンやHDDを廃棄する際には専門業者に「完全消去」を依頼し、データを確実に復元できない状態にする必要があります。その方法としては、メディアを物理的に破壊する方法や、磁気を利用した消去などが一般的です。こうした廃棄ルールをあらかじめ整備し、従業員に徹底することで、廃棄に伴う情報漏洩リスクを効果的に防止できます。

4.機密情報の口外を防ぐ社内教育と罰則の明確化

機密情報の漏洩を防ぐためには、従業員が情報を外部へ持ち出したり、SNSに不用意に投稿したりする行為を未然に防ぐ仕組みづくりが重要です。そのための基本となるのが、社内教育とルールの明確化です。まず、定期的な研修を通じて、情報の取り扱い方や口外によるリスクを理解させ、従業員一人ひとりのセキュリティ意識を高めることが欠かせません。

さらに、営業秘密を含む機密情報については、退職後も含めて守るべき範囲や禁止行為を明文化し、違反時の懲戒や損害賠償などの罰則を明確にした誓約書を取り交わすことで抑止力を高められます。教育とルール整備を組み合わせることで、機密情報の口外を防ぐ実効性のある対策につながります。

5.権限の適切な管理と情報漏洩リスクの共有禁止徹底

情報漏洩を防ぐには、従業員ごとに必要な範囲に限定したアクセス権限を付与し、不要な権限を持たせないことが基本です。管理者権限や重要データへのアクセスは最小限の担当者に絞り、定期的に棚卸しを行って権限の過不足を見直すことが求められます。

また、IDやパスワードの共有は禁止し、必ず個人単位での利用を徹底することが不可欠です。さらに、アクセス権限や認証情報を不正に共有することが重大なリスクであることを従業員に周知し、教育や研修を通じて意識を高めることも重要です。こうしたルールと運用を徹底することで、内部不正やヒューマンエラーによる情報漏洩を大幅に減らすことができます。

6.不審なメール・サイトへアクセスしない

情報漏洩やマルウェア感染の多くは、不審なメールや不正サイトへのアクセスがきっかけとなります。これを防ぐには、まず従業員が怪しいメールを開封せず、添付ファイルやURLを不用意にクリックしないという意識を持つことが重要です。そのうえで、迷惑メールの自動振り分け機能や不正サイトをブロックするセキュリティツールを導入し、技術的にリスクを最小化する仕組みを整える必要があります。

また、日常的にフィッシングメールの手口や偽サイトの特徴を学ぶ教育を行い、疑わしいメールやサイトを見分けるスキルを養うことも欠かせません。従業員一人ひとりの注意と組織的な仕組みの両面で対策を徹底することで、被害を未然に防止できます。

7.操作ログの記録と管理をする

従業員のパソコン操作やシステム利用状況を記録・管理することは、情報漏洩対策や不正防止に欠かせません。誰が、いつ、どのような操作を行ったかをログとして残すことで、万一のトラブル発生時に原因を迅速に特定でき、責任の所在も明確になります。

また、従業員に「操作内容が記録されている」という意識を持たせることで、不正行為や不注意によるミスを未然に抑止する効果もあります。さらに、蓄積したログを定期的に分析することで、勤務状況の把握や業務改善にも役立ちます。操作ログの記録と管理を仕組みとして組み込み、セキュリティと業務効率の両面から組織を守る体制を整えることが重要です。

1.セキュリティソフトの導入

コンピューターや情報を様々な外部攻撃から守るためのソフトウェアが、セキュリティソフトです。法人向けのセキュリティソフトには、ウイルスやマルウェアを検知して駆除するアンチウイルス機能や、外部ネットワークとの通信を制御するファイアウォール、迷惑メール対策、有害サイト規制などの機能が搭載されています。

また、近年は情報漏洩対策に注力しているソフトが増えています。不正な通信の遮断、Webフィルタリング、特定の個人や企業を狙ったなりすましメールなどの標的型攻撃対策、不正アクセス・操作監視といった機能を持つソフトがあり、二重三重のセキュリティ強化が可能です。

2.システムの脆弱性の確認を定期的に行う

多くの外部攻撃が、ソフトウェアの脆弱性を突いて実行されます。ソフトウェアに脆弱性が発見されるとベンダーからアナウンスがあり、脆弱性の修正プログラムが公開・配布されるのが通例です。
したがって、ソフトウェアを使っている企業は常に脆弱性について注意し、修正プログラムが公開された場合には速やかに更新作業を行わなければなりません。

3.OSやソフトウェアは最新の状態に保つ

OSやソフトウェアのアップデートには、外部攻撃を受ける原因となるセキュリティ上の脆弱性を修正するプログラムが含まれていることが多く、日常的なアップデートは積極的に実施することが重要です。一方で、新機能が追加される大型アップデートは、安易に適用すると既存のソフトウェアが正しく動作しなくなる可能性があります。

そのため、セキュリティ関連のアップデートは速やかに適用する一方で、大型アップデートについては、まず検証用の環境で動作確認を行い、問題がないことを確認してから本番環境に反映する手順を設けることが推奨されます。このようにアップデートを適切に管理することで、外部攻撃による情報漏洩リスクを効果的に低減できます。

4.多要素認証を実施する

外部攻撃による情報漏洩を防ぐためには、多要素認証（MFA）の導入が有効です。IDとパスワードだけでは不正ログインのリスクが残るため、ワンタイムパスワードやスマートフォンアプリ、指紋認証など複数の認証要素を組み合わせることで、本人以外のアクセスを防止できます。特にクラウドサービスや重要な社内システムに対しては、すべてのユーザーにMFAを必須化する運用が推奨されます。また、定期的に認証方式や設定の見直しを行い、セキュリティ強化と利便性のバランスを保つことも重要です。こうした対策により、パスワード漏洩や不正アクセスによる情報漏洩リスクを大幅に低減できます。

5.エンドポイント対策を強化する

情報漏洩を防ぐには、パソコンやスマートフォンなどのエンドポイントに対する対策を徹底することが重要です。ウイルス対策ソフトやアンチマルウェアを常に最新の状態に保ち、不審なファイルや添付メールを自動で検知・隔離できる仕組みを導入することが基本です。

また、OSやアプリケーションの脆弱性を悪用した攻撃にも備え、定期的なアップデートやパッチ適用を確実に行うことが必要です。さらに、外部記憶媒体やUSBの使用制限、デバイス暗号化の実施など、物理的・技術的な防御策も組み合わせることで、エンドポイントを通じた情報漏洩リスクを大幅に低減できます。

6.重要な情報は暗号化＆アクセス制限をかける

外部攻撃があっても重要な情報の閲覧やアクセスができないように、暗号化とアクセス制限をかけることも有効な対策です。暗号化は、暗号化用のアプリケーションを使う方法や、データベースやストレージに備わっている暗号化機能を利用すれば可能になります。

アクセス制限は、ファイルサーバーやデータベースサーバーに特定の権限を持つユーザーのみが、ID・パスワードでアクセスできるよう制御するのが一般的です。また、生体認証などの強固な認証システムを組み合わせるのも有効です。

7.ログイン情報も厳格に管理する

ログイン情報（ID・パスワード）が簡単に推測できるものだと、悪意のある第三者による不正ログインを許してしまうことになりかねません。ログイン情報は簡単に推測できないものにし、定期的に変更するなどして厳格に管理する必要があります。

また、どのユーザーがいつ、どこからアクセスし、どのような操作をしたのかが確認できるよう、アクセスログを残すことも重要です。

8.ファイル共有も安全な方法を選ぶ

取引先やパートナー企業など、社外の人とのデータの受け渡しには、ファイル共有サービスやオンラインストレージサービスがよく利用されています。この場合も、利用しようとしているサービスのセキュリティ対策についてよく確認し、どのサービスを利用するかを慎重に検討しなくてはなりません。

サービス利用時も、重要な情報を共有する際はファイルの暗号化やアクセス制限機能を使う、公開範囲の設定を必要最小限にする、サービスログイン時に2要素認証を利用するなど、セキュリティ強度を高める使い方を心掛けましょう。

1.情報漏洩の実態把握

情報漏洩が発生したときの最優先事項は、状況の正確な把握と確認です。特に、流出した情報の内容と件数、現時点で起きている被害状況などの問題点の把握、対応状況の確認は、できるだけスピーディーに行わなければなりません。正確な実態把握が、二次被害の防止につながります。

2.二次被害を防ぐ

実態把握をしたら、対策チームなどを設置して、具体的な対処・対応をしていきます。外部から情報にアクセスできる状態になっているなど、状況によっては情報の隔離やサービス停止も視野に入れた、二次被害を防止するための緊急対処が必要です。また、クレジットカード情報などが含まれていた場合は、本人に通知して利用停止などを促す措置をとらなければなりません。

3.原因究明

二次被害防止のための緊急対処と同時に、原因究明も進めます。紛失・盗難、誤送信、外部攻撃、内部不正などが想定されますが、可能な限り具体的な原因を特定する必要があります。原因を特定しなければ、当面の対処や今後の再発防止策の検討もできず、説明責任も果たせません。

4.関係者などへの情報公開

個人情報の漏洩では、まず本人に事実を知らせて謝罪をし、漏洩した個人情報を利用した詐欺などの二次被害に遭わないよう、注意喚起することも重要です。取引先による情報漏洩の場合も、自社の顧客などに影響するのであれば、関係者への通知と情報公開が必要になります。

その上で、世間への公表が必要と判断される場合は、Webサイトでの公表や報道機関へのプレスリリース発表も行うことになります。被害の種類や規模によっては、記者会見の開催も検討しましょう。