業務可視化とは？ 目的やメリット、成功させるポイントを解説
企業の経営者やマネージャーの中には、業務可視化をして生産性を向上させたいと考えている人も多いでしょう。業務を可視化することは、ボトルネックの発見や進捗管理の効率化などによる生産性の向上はもちろん、リスク管理にもつながります。
本記事では、業務可視化の目的やメリット、業務可視化を進める流れ、成功させるポイントについて解説するので、ぜひ参考にしてください。
業務可視化とは、業務プロセスを図や表で俯瞰的に把握できるようにすること
業務可視化とは、業務のプロセスを図や表で表現し、誰が見てもわかるようにすることをいいます。あらゆる業務プロセスを俯瞰で把握できるため、問題点やコストの無駄などを発見することが可能です。一方、異なる複数の業務が複雑に絡んでいることも多く、同じ業務でも業務プロセスが異なることもあります。そのため業務プロセスを可視化する際には、担当者への丁寧なヒアリングが必要です。
業務可視化の目的
業務可視化は、目的を明確にしてから実施しなければ、効果を発揮しません。業務可視化の主な目的としては、下記の3点が挙げられます。
業務の無駄・問題点の改善
業務可視化の目的の1つは、業務の無駄や問題点を把握し、改善することです。業務を可視化する過程で担当者から業務プロセスや所要時間などをヒアリングすることによって、どの業務にどのくらいのコストがかかっているのかが明確になります。業務が可視化されていれば、スケジュールどおりに進捗しない場合にどのタスクが問題になっているのかを特定することもできます。
問題点を明らかにしやすいため改善策が立てやすくなり、業務を効率化できるようになるでしょう。また、無駄な業務を削減し、余ったリソースをより重要な業務に分配することで生産性を高められます。
内部統制
内部統制を機能させることも、業務効率化の目的です。内部統制とは、企業が健全な経営をするために必要な社内ルールや仕組みのことです。上場企業とその関連会社は、内部統制を整備する必要があります。取引開始時から会計処理までの流れを透明化し、下記の書類を作成しなければなりません。
- 内部統制の必要書類
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- フローチャート：業務の流れを図式化した書類
- 業務記述書：作業内容を業務ごとに記した書類
- リスクコントロールマトリックス（RCM）：業務で起こりうるリスクとその対応策を一覧にした書類
上記のフローチャートを作成するには、業務プロセスを明確にする必要があります。
業務のデジタル化
業務可視化は、業務のデジタル化の過程でも必要です。多くの企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進していますが、DXのためには業務内容や課題を明確にしなければなりません。この作業を怠ると、どの業務にどのようなツールを導入して効率化すればいいかの判断がつかないからです。
業務のデジタル化は、一般的にはBPM（ビジネスプロセスマネジメント）用のツールを導入して進めます。BPMとは、業務プロセスを可視化してPDCAサイクルを回す手法のことです。BPMツールには業務を可視化する「モデリング機能」や業務プロセスを監視する「モニタリング機能」などが搭載されています。BPMツールにより、効率的に業務を可視化でき、どの業務にデジタル化が必要なのかも明確にできるのです。
その後、デジタル化が可能な業務をロボットが代行するRPA（ロボティックプロセスオートメーション）を取り入れるのが、一般的な業務デジタル化の手順です。
業務可視化のメリット
業務可視化を検討する際には、どのようなメリットがあるかを把握しておくことも重要になります。業務可視化の主なメリットとしては、下記の6点が挙げられます。
業務のボトルネックの認識
業務可視化のメリットは、業務のボトルネックを認識できる点です。大きなプロジェクトになるほど、業務の遅延などの問題が発生すると、そのボトルネックがどこにあるのかがわかりにくくなります。ボトルネックがわからないままでは同じ問題を抱え続けることになり、大きな損失につながるリスクがあります。
業務を可視化すると、進捗管理がしやすくなるため、プロジェクトの規模にかかわらずボトルネックを見つけやすくなるでしょう。適切に進捗管理をするには、できるだけ細かく業務を洗い出すことが重要です。
業務分担の明確化・効率化
業務分担を明確化・効率化できることも、業務可視化のメリットです。業務可視化によって、誰がどのような業務をやっているのかが図やチャートによって明確になり、従業員同士の相互理解が深まります。その結果、今まで密かに多くの従業員が無駄と感じていた業務を表面化させ、課題として共有することも可能です。
さらに、他部署と業務プロセスを共有することで、部署間で協力して効率化できる部分が見つかるケースもあります。
業務の属人化の防止
業務可視化のメリットとしては、業務の属人化を防止できる点も挙げられます。業務の属人化とは、特定の従業員のみが業務内容やノウハウを把握している状態のことをいいます。業務が属人化していると、その従業員が急に欠勤したり退職したりすると、代替して対応できる人材がいなくなってしまい、業務がストップしてしまう可能性があるのです。
業務を可視化すると、誰でも業務の流れや作業手順を理解することが可能です。業務可視化によってマニュアルを作成すれば、誰が業務を行っても品質を保てるでしょう。
業務ミスの削減
業務可視化によって、業務ミスを削減できることもメリットです。業務プロセスが可視化され、業務フローやマニュアルを見ながら作業することで、作業の漏れやミスを防ぐことができます。業務フローに作業手順だけでなく、上長のチェック工程を加えることで、業務ミスをさらに軽減できるでしょう。普段その業務を担当していなくても業務手順を確認できるため、ミスやトラブルにも気づきやすくなります。
無駄な人件費の削減
無駄な人件費を削減できる点も、業務可視化のメリットです。業務を可視化すると、各業務にかけた工数や人数、コストなどが明確になります。必要な業務に相応なコストがかかっている場合には問題ありませんが、優先度の低い業務に必要以上のコストがかかっている場合には、見直しが必要です。
このように業務の優先順位と、コストを照らし合わせることで、無駄なコストを削減できます。特に業務ごとの人件費を精査しやすくなり、無駄な人件費を削減し、最適なリソース配分ができるようになります。
人手不足になっている業務の課題把握・改善
業務可視化のメリットは、人手不足になっている業務の課題を把握したり、改善したりできることです。人件費がかかりすぎている業務を削減するという視点とは逆方向の視点で、人手不足となっている業務を把握できます。人手が足りない場合には、「担当者のスキルが足りない」「業務量が多すぎる」「作業手順の効率化が不十分」といった様々な原因があります。人手が足りない業務が見つかった場合は、すぐに人員を増やすのではなく、原因は何かを深く追究することが重要です。
業務可視化の流れ
膨大な業務を可視化するには、適切なステップを踏むことが必要です。業務可視化は、一般的には下記のような流れで進めます。
1.従業員へのヒアリングによる課題把握
業務可視化の最初のステップでは、従業員に業務プロセスや困っていること、改善すべきことなどをヒアリングします。業務プロセスの中には、担当者しか知らない工程が含まれていることもあるため、業務プロセスの内容や課題を丁寧にヒアリングすることが重要です。
また、ヒアリングで抽出した課題は、誰でもわかるようにリスト化するだけでなく、カテゴリ分けをすると改善策を検討しやすくなります。さらに、「◯◯（課題）と感じている人は全社で◯％」といったように数値化を意識すると、社内全体で課題意識を共有でき、課題解決しやすくなるでしょう。
2.プロセスマップの作成
ヒアリングが終了したら、プロセスマップを作成して、業務の流れを可視化します。このとき、業務の開始時点から終了時点までの流れが一目でわかるよう、図や記号も使ってチャート化するのがお勧めです。なぜなら業務は分岐するケースもあり、テキストだけでは把握しにくいからです。それぞれのプロセスに必要な人員数や所要時間などもいっしょに記載すると、問題点が洗い出しやすくなります。
3.業務手順の整理
プロセスマップを作成したら、業務マニュアルを作成します。業務が属人化すると急な退職や欠勤によって業務が滞ってしまうことがあるため、業務マニュアルを作成して誰でも対応できる状態にしておくことが重要です。業務マニュアルは、難しい表現はできるだけ避け、操作画面の画像や図表を使うといった工夫をすると、初めて対応する人にもわかりやすくなります。また、一度作成したマニュアルは、定期的にブラッシュアップして運用しましょう。
業務可視化を成功させるポイント
従業員それぞれが行っていた業務を可視化するのは、労力が伴うものです。せっかく業務可視化を試みても、業務の改善化などに結びつかなければ意味のないものになってしまいます。業務可視化を成功させるためには、下記の6つのポイントを意識してください。
ヒアリングは細部まで詳細に聞く
担当者に業務内容などについてヒアリングするときには、細部まで確認することが重要です。業務内容を確認するだけでなく、1つ1つの業務プロセスや作業内容、利用しているツール、作業頻度、所要時間などを細かく洗い出します。同じ業務でも、人によって作業方法が異なることは珍しくありません。そのため、担当者全員にヒアリングし業務プロセスなどを聞くことで、正確に各業務の実態を把握でき、より効果的な改善策を導きやすくなります。
担当部署でも課題をまとめてもらう
一人ひとりに業務プロセスなどを聞くのと同時に、部署ごとに業務効率に関する課題をまとめてもらうことも有効です。例えば営業部門であれば、「書類作成の時間が多くかかり、本来の営業活動に時間を割けない」「営業資料のデータが共有できておらず、提案資料の作成に時間がかかる」といった課題が想定されます。
このような課題を、従業員個人単位だけでなく、部署単位でも洗い出してもらうことで、より鮮明に業務可視化ができてメンバー間の課題意識の共有にも役立ちます。また、日頃から感じていた課題を言語化することで、解決策を検討する機会になるはずです。
スキルマップを作成する
業務可視化の過程で、従業員のスキルを表にまとめた「スキルマップ」を作成することで、適切な人材配置や研修の実施が可能になります。当たり前ですが、個人のスキルは目で見えるものではありません。そのためスキルマップがない状態では、スキルを基に最適な人材配置することは難しいでしょう。
スキルマップを作成すると、同じようなスキルを持った従業員を見つけることができるため、属人化の防止にも役立ちます。部署に足りないスキルをあぶり出し、採用計画や研修計画を立てる際の参考にすることも可能です。
従業員の労働状況も把握する
業務を可視化するには、従業員の労働状況を把握することも必要です。勤怠管理システムを導入していれば、月の勤務時間が超過していないかは簡単に確認できるでしょう。しかし、隠れ残業などによって、企業が把握している勤務時間と実態に乖離が発生するケースもあります。
勤務実態が把握できていないと、正確な業務可視化ができないだけでなく、労務管理も適切に行えません。従業員のパソコンの稼働時間と勤務時間を照らし合わせるなどの方法で勤務実態を把握することは、業務可視化や労務管理のために重要です。
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ツールを活用する
業務可視化では、プロセスマップの作成が必要です。プロセスマップは、表計算ソフトで作る方法や、テンプレートをダウンロードする方法でも作成できます。しかし、いずれの方法も作成に時間がかかるだけでなく、共有方法にも工夫が必要になります。
そのため、プロセスマップの作成にはツールを利用するのがお勧めです。ツールを利用すると、簡単に修正できるだけでなく、クラウド上での共同編集なども可能です。誰が、どの業務に、どのくらい時間を使っているのかを自動で収集・分析する業務可視化ツールもあります。業務可視化を効率的に進めるためには、様々なツールの活用を検討してください。
業務の進捗状況も共有できる仕組みを作る
業務を可視化して効率化するためには、部署内や関係者で進捗状況を共有する仕組みを作ると、業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。進捗状況を共有していれば、予定よりも進捗が遅れているときに、人員補充などの対策を立てることも可能です。進捗状況をデータで共有することも重要ですが、定期的に進捗会議を行うなど、口頭での共有も行うようにすると担当者間の業務調整などがしやすくなります。
業務可視化で問題点を把握して効果的に改善しよう
業務可視化は、業務プロセスの問題点を把握し、効率的な業務フローを構築するために欠かせない作業です。その過程では業務の実態の把握が重要になりますが、ヒアリングなどで業務内容の把握はできても、従業員の正確な勤務時間を把握することは難しいかもしれません。この場合、業務可視化の過程でつまずいてしまう可能性があります。
そこでお勧めなのが、情報漏洩対策・IT資産管理ツールの「MaLion」シリーズです。「MaLion」シリーズには、従業員のパソコンが稼働した時間を正確に把握できる機能もあり、勤怠管理システムと連携することで実働時間との乖離を洗い出すことが可能です。業務可視化をより効率的、かつ正確に行うことにも役立つでしょう。
