クラウド型文書管理ツールの特徴は？　選び方のポイントや注意点も解説

メリット① 場所を選ばずにアクセスできる

クラウド上で文書を管理するため、時間や場所を問わずアクセス可能です。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から利用できるので、リモートワークを推進している企業に最適です。

近年は人材確保の観点からも、働き方の多様化が求められています。クラウドで文書管理を行えば、通勤困難な人材も採用対象に加えられ、柔軟な働き方が実現できます。

メリット② 円滑に情報を共有できる

取引先や他拠点の社員と、リアルタイムで文書を共有できます。例えばメール文書を送信する場合、ウイルスチェックの手間が生じます。チャットで送るにしても、相手が同じシステムを使用していることが大前提です。

しかし、クラウド上で文書を保管しておけば、アクセスするだけで共有できるため、わざわざ手動で送信する必要がありません。

また、常に最新の文書が反映される点も大きなメリットです。業務状況を把握しやすくなり、チーム内でのフォロー体制強化に役立ちます。

メリット③ 簡単に容量を増やせる

クラウド型文書管理ツールなら、契約しているプランを変更したり、追加で購入したりすることで、容量不足を解消できます。簡単な手続きで容量を追加できるため、自社に合ったプランを契約すれば最低限のコストで済むともいえます。

特に書類の量が多くなりそうな業種・職種には、ストレージ容量無制限で利用できるサービスもお勧めです。

メリット④ セキュリティを強化できる

クラウド型文書管理ツールは、セキュリティ面でもメリットがあります。 社外に文書を持ち出す場合、注意しなくてはならないのが情報漏えいのリスクです。

クラウド上にデータがあれば、重要な文書を持ち歩く必要がありません。セキュリティ対策に膨大なコストや人員を割けない企業には、業務効率化とあわせて情報漏えい防止もできるクラウド型文書管理ツールが適しています。

メリット⑤ 低コストですぐに導入できる

クラウド型文書管理ツールは、インターネット環境さえあれば手軽に導入できます。システム開発費用や、専用機器の導入などインフラ整備にかかわる費用は不要です。

ツールのなかには 1ユーザーにつき500円で使える従量課金制 を採用しているところもあるため、初期費用を抑えて導入できます。サービスによっては、申し込んだ翌日から利用できる場合もあります。

メリット⑥ 維持管理コストが安い

自社サーバーで文書管理システムを構築・管理しようとすると、多大なコストがかかります。クラウド型文書管理ツールなら、ベンダーがメンテナンスや電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に合わせたアップデートを行ってくれるため、自社に専門の人材がいなくとも運用できます。

自社に専門の人材がいる場合も、 基礎的なフォローなどを行う程度で済み、普段の業務を圧迫される心配がありません。

メリット⑦ 事業継続性を保てる

クラウドを利用した文書管理は、事業継続性を保つ意味でも効果的です。自社のあるエリアで災害が起こったり、オフィス内で火災が発生したりしても、クラウド上に保存された文書データは残っています。

ベンダー側に復旧作業を任せられるため、緊急事態にあってもスピーディーに対応できます。 重要な文書を消失せずに済み、オフィスが使用できない間もリモートワークで事業継続が可能です。

ポイント① 目的を明確にして業務フローを見直す

クラウド型文書管理ツールと一口にいっても、サービスによって機能は様々です。まずは自社における現状の業務フローを見直して、文書のデータ化およびクラウド上での共有で何をしたいのか、目的を明確化する必要があります。

例えば総務部や経理部で使用する場合、法改正に対して素早くアップデートしてくれる法対応が欠かせません。取引先や外注先と共有する場合は、アクセス権限管理機能やセキュリティ対策が必要です。

文書の種類や用途を基準に考えると、必要な機能が明確になります。

ポイント② 機能とコストのバランスを検討する

必要な機能すべてを含むツールを安易に導入すると、コスト面がネックとなります。機能数が多ければ多いほど、コストが高くなる傾向にあるため、 システムの機能とコスト（初期費用、ランニングコスト）のバランスや、費用対効果を考えてサービスを選ぶことが大切です。

優先順位をつけて、妥協しても良い部分や必ず導入したい機能を見極めましょう。

ポイント③ データの保管・運用ルールを決める

導入後に混乱しないように、事前にデータの保管場所、ファイル名、アクセス権限など基本的なルールを定めておきます。

運用方法は属人化やマイルールの横行を防ぐためにも、マニュアル化して利用者全員に共有します。

チェック① 必要な機能が備わっているか

何よりも重視したいのが、必要な機能の有無です。導入目的に合わせて、業務上欠かせない機能を備えたクラウド型文書管理ツールを選ぶことが大切です。

不要な機能やサービスの多いツールを選ぶと、操作が複雑化して業務効率が低下したり、使用者にとって負担となったりする場合があります。

主な機能は、下記の通りです。

• ワークフロー機能
• 複合機と連携できる文書管理システムやOCR機能
• 版数管理機能
• 相互編集機能
• 検索機能など

例えば変更頻度が高い一方で、過去のバージョンも閲覧できなければ困る文書を多く取り扱う場合は、版数管理機能が必要です。版数管理機能があれば、変更内容のみならず変更日時や作業者の情報も記録されます。

チェック② 容量は十分か

サービスやプランによって、使用できる容量は異なります。必要な容量をあらかじめ把握した上で、最適なサービスを選びましょう。

なかには、プラン変更や追加購入で容量を増やせるタイプもあります。 プラン変更がしやすいサービスを選ぶと、必要に応じて簡単に容量を増やせます。

チェック③ 法令や各種制度に対応しているか

契約書や請求書などは、法令や各種制度に則った文書管理が求められます。ISO9001を取得している企業がクラウト型文書管理ツールを導入する場合は、ISOの指針に則った文書管理ができるサービスを使用することが大前提です。

電子文書に法的効果をもたせるためには、内容に合わせてe-文書法や電子署名法を遵守する必要があります。 タイムスタンプを付与し、文書の存在や改ざんされていないことを担保できる状態での共有・保管が求められます。

チェック④ セキュリティ対策は十分か

インターネットを介して文書をやり取りしたり保管したりする場合、セキュリティ対策が重要です。導入するクラウド文書管理ツールに、下記のようなセキュリティ強化につながる機能があるか確認しましょう。

• アクセス制限（アクセス権限管理）
• 暗号化
• 複製・印刷の禁止設定
• ログ取得など

また、セキュリティ面において疑問点や不安が生じた際は、ベンダーに問い合わせることをお勧めします。

チェック⑤ サポート体制が整っているか

サポート体制の充実度も、文書管理ツールを選ぶ上で重要な基準となります。

自社で文書管理ツールが使われるよう、 導入前後に手厚いサポートが受けられるかどうか確認しておきましょう。 また、企業によっては、夜間や休日の対応可否も重視すべきポイントです。

チェック⑥ 料金が自社の予算に合っているか

クラウド型文書管理ツールを導入する際、初期費用やランニングコストが発生するため、自社の予算内で使える料金形態であるか、確認することが大切です。

料金は ユーザー数や機能、容量 などによって異なるため、自社の規模にあわせて適切な料金プランを選びましょう。