妙高コーポレーション様は、1993年に創業した文具と雑貨の総合商社です。スーパーマーケット、ホームセンター、ドラッグストア、ディスカウントストア、コンビニエンスストアなど量販店に文具や事務用品などの販売を行っています。
今回は、送達確認のFAX返信自動化と電話対応の負担軽減のために導入いただいた「まいと～く Cloud」について、事業統括本部 営業本部 部長 中村 文雄様、次長 泉 江智子様、販売3部 島田 洋佑様にお話を伺いました。
今回取材に応じていただいた島田様（左）、泉様（中央）、中村様
FAX送達確認の電話対応が大きな負担に
「まいと～く Cloud」を導入した事業統括本部 営業本部 オペレーション部の主な業務は受発注や問い合わせ電話・FAXの対応です。その他にも商品手配や営業フォローなどを行っています。FAX対応は1日に送信800～1,000件、受信1,000件以上です。（中村様）
FAXの送受信件数がとても多いですね。
FAXのやり取りは、GMS（総合スーパー）やホームセンターなど様々な取引先と行っています。（中村様）
弊社は問屋のため、お客様からの問い合わせ対応だけでなく仕入先のメーカー様とのやり取りも多いです。お客様と仕入先の両方とやり取りをしなければならないのでFAXの件数がとても多くなってしまいます。（泉様）
「まいと～く Cloud」導入検討のきっかけをお聞かせいただけますか？
FAX送達確認の電話対応が負担になっていこと、その負担をFAXの自動返信で解消したいと考えたのがきっかけです。大きな取引先のA社様は、全国展開をしているため店舗数が多いです。そのため発注の件数がとても多く、過去1日平均70枚ぐらいのFAXが届いていた時期もありました。A社様では「FAXで発注をしたら、送達確認をする」というルールがあるそうで、FAXで注文書が届いたときはそのあとに必ずFAXが届いたかどうかの確認電話があります。（泉様）
送達確認は「FAXは届いてますか？」という電話に対して、他の作業をしている最中に手を止めて、複合機まで行きA社様からのFAXを探す。それが1日に何件も発生するというのは非常に負担でした。（泉様）
A社様側も時間を取られていたと思います。（中村様）
複合機連携と価格の手ごろさが決め手に
ご評価いただいたポイントは何でしたか？
複合機連携で安価にFAXの自動返信ができる
複合機と連携できる点が一番の決め手でした。コスト面も評価ポイントのひとつです。「まいと～く Cloud」以外のサービスの場合、大掛かりな仕組みが必要となり月々の費用が膨らんでしまいました。「まいと～く Cloud」の場合は、複合機と連携して自動返信の仕組みを作ることができます。また枚数で課金されるため、弊社の使い方にマッチしていました。（泉様）
サポートの対応が早い
サポートもすぐ対応してくださいますし、他社と比べても早いです。問い合わせの回答待ちで業務が止まってしまうということがありません。（泉様）
無料トライアル使用時に不具合が発生した際、早急に解決してくださいました。とても助かりました。（島田様）
使いやすく、管理の負担もかからない
環境設定する立場としては、カスタマイズ性が高くて使いやすいと感じます。受信日時、名前、FAX番号など、列の並びを自由に変更したり必要な項目だけを表示したりできるので、受信トレイが見やすいです。
弊社の運用方法の場合、ソフトウェアをインストールする必要がない点も良いです。弊社で「まいと～く Cloud」を使う社員が20人弱います。ソフトウェアのインストールが必要な場合、対象のPC台数分導入作業が必要です。またPCが故障して買い替えるときもインストールし直さなければなりません。クラウドサービスの場合、それらの手間が一切かかりません。当日のうちに使えます。
また、CSVのダウンロードやアップロードができるので設定作業が楽です。アドレス帳に登録する取引先の件数は、8,000件以上あります。CSVファイルでアップロードすればすぐにアドレス帳の設定が完了します。（島田様）
複合機と連携、指定した番号にのみ自動FAX返信
運用方法をお聞かせいただけますか。
「まいと～く Cloud」と連携させるため、富士フイルムビジネスイノベーションの複合機に、オプションの「ペーパーレスファクス仕分け」を追加しました。これによって受信したFAXデータのファイル名に、送信元FAX番号（発信者番号）を埋め込みできます。（中村様）
複合機でFAXを受信した際、受信データを「まいと～くCloud」にメール転送します。「まいと～くCloud」側では、その受信データのファイル名（送信元FAX番号）と、事前に設定しておいた送信元FAX番号が一致した場合、自動的に返信します。（島田様）
導入の効果をお聞かせいただけますか。
FAX受信時の自動返信をする仕組みが完成しました。何件も届くFAXの中から、受信連絡が必要なA社様にのみ自動返信しています。送達確認の電話がなくなったので業務の途中で手を止めることがなくなりました。大幅な負担削減になっています。（泉様）
システム構成イメージ
受信FAXの件数を分析して、クラウドFAX活用の幅を広げていきたい
最後に今後の展望をお聞かせいただけますか。
「まいと～く Cloud」で、どの得意先のどの店舗から、どのぐらいFAXが届いているのかなどのデータをCSVで抽出して、集計・分析をしてみたいです。A社様向けに自動返信をはじめて電話対応の負担削減につながっているので、次はどの得意先向けに活用するか、またどのように広げていこうかなども考えていけると思っています。（泉様）
