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今回は、主に受発注業務に使用しているFAX をクラウド化するために導入いただいた「まいと～く Cloud」について、財経部 情報企画課長 兼 部長補佐 神戸 義之様、財経部 情報企画課 担当課長 薮田 彩様にお話を伺いました。
薮田 彩様（左）、神戸 義之様
データセンターの移転。INS ネット廃止に伴う新規受付終了で、基幹システムの環境見直しが急務に。
「まいと～く Cloud」導入検討のきっかけをお聞かせいただけますか？
5年前（2019年）に、受発注や売上計上、仕入にかかわる基幹システム・営業システムを刷新しました。その際基幹システムと連携してFAX 業務もシステム化するために「まいと～く Center」（以下：オンプレミス版の「まいと～く」）を導入しています。（神戸様）「まいと～く」の主なユーザーは営業部門です。それに加えて弊社の受注業務を委託しているデリバリーセンターにもID を付与して利用しています。（薮田様）
今回、データセンターの移転が決まり、基幹システムとそれに関連するサービス見直しを始めました。FAX 回線で利用していたINSネットのサービスが2028 年に終了するため現在は新規受付を終了しています。そのため新しいデータセンターに今と全く同じ環境を持っていくことができない状況でした。オンプレミス版の「まいと～く」導入から5 年が経っていて付帯の保守サポートサービスが終了するタイミングだったこともあり、新たに電話回線を契約しなくて済む「まいと～く Cloud」への乗り換えを検討することとなりました。（薮田様）
FAX の利用頻度は高いですか？
この業界では取引先への連絡は紙の文化が根強いです。成約のやり取りは紙で行っています。例えば､お客様へのガソリン価格の案内や見積り、受注確認、運送会社への配送手配書、仕入先への発注書などはFAX で送付しています。（神戸様）
お客様の中には、ガソリンスタンドや工場のような現場勤務の方もいらっしゃいます。現場に密接にかかわっている部署やご担当者様だと、パソコンの前にずっといるわけにはいきません。そのためメールで受発注関連の案内を送ると、確認に手間がかかってしまいます。その点FAX なら、紙で出力されたものを簡単に確認できます。また、受信したFAX 紙に直接変更点を書き加えたり、配車依頼書であれば、車番を書いたりして引き継ぎ先に返送します。後続の作業の場面でも、現場で働く方々には紙の利点があります。そのためFAX での連絡を希望するお客様は一定数いらっしゃいます。（薮田様）
安定稼働を重視。5年間利用したオンプレミス版「まいと～く」の実績を評価。
ご評価いただいたポイントは何でしたか？
FAX サービスへの乗り換えで重視していたのは、「安定稼働できること」と「乗り換えによって運用に支障が出ないこと」の2 点です。オンプレミス版の「まいと～く」を導入してから5 年間、問題なく安定して運用できていました。そのため他のFAX サービスとの比較をすることなく「まいと～く Cloud」への乗り換えを決めました。（神戸様）
オンプレミス版の「まいと～く」を導入した約1 ～ 2 年後に新型コロナウイルスの影響が大きくなりました。在宅勤務が始まった頃には「まいと～く」の操作にも慣れていたので会社にいなくてもFAX を送れる体制が整っていました。この功績は大きいです。タイミングがよかったですし、助かりました。（薮田様）
クラウドサービスなので、サーバーのメンテナンスや管理が不要という点もメリットが大きいです。（神戸様）
スムーズにクラウド版に移行でき、業務もさらに快適になった。
導入の効果をお聞かせいただけますか。
クラウド版への移行がスムーズ。データセンター移転時の作業も大幅に削減
オンプレミス版からクラウド版への移行がスムーズで助かりました。（薮田様）
データセンターの移転作業もサーバーを構築していたら、ここまで簡単にはいかなかったです。（神戸様）
持っていく機器が増えると、その分移転先での設置作業や疎通確認などやることが増えます。ただでさえ通常のインターネット回線の疎通確認もしなければいけないところに、基幹システムとFAX の疎通確認を契約回線分行うとなると、かなり大変だったと思います。今回は事前にクラウド版に移行したので、問題なく稼働することを確認してからデータセンターの移転日を迎えることができました。それがとても良かったです。（薮田様）
送信完了までの時間が短くなって快適
「まいと～く」を導入する前に使用していたFAX サービスでは、送信の順番待ちがとても多かったです。1 日に750 枚のFAX を送付していることもあり、送信遅延の影響は大きかったです。（薮田様）
なかには1 ～ 2 件飛んでしまうこともありました。（神戸様）
受発注業務では翌日分の配車依頼書や発注書などをFAX 送信しています。例えば水曜日であれば木曜日分をオーダーするだけで良いのですが、金曜日の場合は土日月の分をすべて発注する必要があります。祝日を挟む場合はその件数がさらに多くなります。配信件数が多くなるとFAX の送信待ちがずらっと並んでいました。ただ、オーダーには厳密な締め切り時間があります。順番待ちのせいで間に合わなかったというわけにはいきません。受発注担当者は送信待ちのFAX がそれぞれ何分後に送信されるか計算して、間に合わなそうな場合は送信指示を止め、印刷して手作業でFAX を送ることもありました。現場には相当な負担となっていました。
5年前にオンプレミス版の「まいと～く」を導入してからは送信の遅延は聞いたことがないです。また、「まいと～く Cloud」にしてからは、送信完了までのスピードがさらに速くなりました。送信登録をしたらすぐ送信されているので快適に運用できているようです。（薮田様）
オンプレミス版からクラウド版に乗り換える際、回線を12 回線から8 回線に減らしましたが快適さが変わらない点がとてもいいです。専有回線の契約なので効率的に稼働して送信処理ができています。（神戸様）
便利で使いやすいので、新商品やイベントの案内にも活用が広がった
「まいと～く」を使ったユーザーは、自席でFAXを送れることや、作成から送信まで操作が簡単なことなどの便利さを実感したようです。もともと「まいと～く」の活用範囲は基幹システムから送信する受発注関連のFAXのみを想定していましたが、アイデアが拡がっています。特に送付状テンプレート機能が好評です。お客様に休商日や新商品、弊社が開催している講習会などのご案内に活用しています。（薮田様）
